Hướng dẫn visa

Tokutei Gino 2 — lên 2号 & gia hạn

Tư cách lưu trú: 特定技能とくていぎのう２号ごう (Kỹ năng đặc định số 2)

Mục 1Tổng quan & điều kiện lên 2号

• Lau dọn tòa nhà — ビルクリーニング

  Tải bảng kiểm giấy tờ theo ngành （第３表） của ngành này — file Excel của Cục

• Chế tạo sản phẩm công nghiệp — 工業製品製造業こうぎょうせいひんせいぞうぎょう

  Chỉ 3 phân ngành được lên 2号: gia công kim loại bằng máy （機械金属加工）, lắp ráp thiết bị điện・điện tử （電気電子機器組立て）, xử lý bề mặt kim loại （金属表面処理）.

  Tải bảng kiểm giấy tờ theo ngành （第３表） của ngành này — file Excel của Cục

• Xây dựng — 建設けんせつ

  Tải bảng kiểm giấy tờ theo ngành （第３表） của ngành này — file Excel của Cục

• Đóng tàu・thiết bị hàng hải — 造船ぞうせん・舶用工業はくようこうぎょう

  Tải bảng kiểm giấy tờ theo ngành （第３表） của ngành này — file Excel của Cục

• Bảo dưỡng ô tô — 自動車整備じどうしゃせいび

  Tải bảng kiểm giấy tờ theo ngành （第３表） của ngành này — file Excel của Cục

• Hàng không — 航空こうくう

  Tải bảng kiểm giấy tờ theo ngành （第３表） của ngành này — file Excel của Cục

• Khách sạn・lưu trú — 宿泊しゅくはく

  Tải bảng kiểm giấy tờ theo ngành （第３表） của ngành này — file Excel của Cục

• Nông nghiệp — 農業のうぎょう

  Tải bảng kiểm giấy tờ theo ngành （第３表） của ngành này — file Excel của Cục

• Ngư nghiệp — 漁業ぎょぎょう

  Ngành này còn phải có thêm chứng chỉ tiếng Nhật N3 trở lên (xem nhóm giấy theo ngành ở Trường hợp A).

  Tải bảng kiểm giấy tờ theo ngành （第３表） của ngành này — file Excel của Cục

• Chế biến thực phẩm・đồ uống — 飲食料品製造業いんしょくりょうひんせいぞうぎょう

  Tải bảng kiểm giấy tờ theo ngành （第３表） của ngành này — file Excel của Cục

• Nhà hàng・ăn uống — 外食業がいしょくぎょう

  Ngành này còn phải có thêm chứng chỉ tiếng Nhật N3 trở lên (xem nhóm giấy theo ngành ở Trường hợp A).

  Tải bảng kiểm giấy tờ theo ngành （第３表） của ngành này — file Excel của Cục

Mục 2Giấy tờ cần chuẩn bị

Trường hợp A — Đổi sang 2号 (từ 1号 hoặc tư cách khác)

Giấy phía bạn （第１表）:

• Đơn xin thay đổi tư cách lưu trú (mẫu riêng của Tokutei) kèm ảnh thẻ — 在留資格変更許可申請書ざいりゅうしかくへんこうきょかしんせいしょ

  Bắt buộc. Mẫu 別記第３０号様式. Bạn điền 3 tờ phần người xin （申請人等作成用１〜３Ｖ) — cách điền xem ở Mục 3. Công ty điền phần của công ty （所属機関等作成用１〜４Ｖ) và lần này phần công ty PHẢI nộp cùng. Ảnh thẻ chụp trong vòng 6 tháng trước ngày nộp, dán vào đơn.

  Tải file chính thức của Cục

• Thẻ lưu trú và hộ chiếu

  Mang bản gốc đi nộp, Cục xem xong trả lại ngay.

• Bản sao hợp đồng lao động Tokutei — 特定技能雇用契約書とくていぎのうこようけいやくしょの写うつし

  Bắt buộc. Mẫu tham khảo 第１－５号 (tải ở trang biểu mẫu của Cục, xem Mục 5). Phải có chữ ký của bạn và công ty, và hợp đồng phải viết bằng ngôn ngữ bạn hiểu được (tiếng Việt hoặc song ngữ).

  Tải file chính thức của Cục

• Bản sao điều kiện lao động và tờ phụ về lương — 雇用条件書こようじょうけんしょの写うつし及および賃金ちんぎんの支払しはらい（別紙べっし）

  Bắt buộc. Mẫu tham khảo 第１－６号. Nếu công ty áp dụng chế độ giờ làm biến đổi theo năm thì nộp kèm lịch làm việc của năm và bản sao hiệp định đã nộp cho Sở tiêu chuẩn lao động.

  Tải file chính thức của Cục

• Giấy cam kết về nội dung công việc của lao động 2号 — 特定技能とくていぎのう２号ごうの業務内容ぎょうむないように関かんする誓約書せいやくしょ

  Bắt buộc. Mẫu tham khảo 第１－３２号. Đây là giấy RIÊNG của diện 2号 — diện 1号 không có giấy này. Nội dung: cam kết công việc bạn làm đúng là công việc dành cho lao động 2号 (tay nghề lão luyện, có hướng dẫn・quản lý).

  Tải file chính thức của Cục

• Giấy khám sức khỏe theo mẫu của Cục và tờ tự khai của người khám — 健康診断個人票及けんこうしんだんこじんひょうおよび受診者じゅしんしゃの申告書しんこくしょ

  Bắt buộc. Mẫu tham khảo 第１－３号. Đi khám ở bệnh viện hoặc phòng khám và mang theo mẫu này để bác sĩ điền. Khi đổi từ 1号 sang 2号 vẫn phải nộp giấy khám mới.

  Tải file chính thức của Cục

• Giấy giải trình về lương, kèm bản sao quy chế lương nếu công ty trả lương theo tháng — 報酬ほうしゅうに関かんする説明書せつめいしょ

  Theo trường hợp. Mẫu tham khảo 第１－４号. Giải thích vì sao mức lương của bạn là hợp lý. Có trường hợp được miễn (ví dụ công ty đã tiếp nhận lao động Tokutei trong cùng năm tài chính) — công ty của bạn sẽ biết, nhưng cứ chuẩn bị sẵn.

  Tải file chính thức của Cục

• Giấy giải trình quá trình tuyển dụng — 雇用こようの経緯けいいに係かかる説明書せつめいしょ

  Theo trường hợp. Mẫu tham khảo 第１－１６号. Nếu bạn vào công ty qua công ty môi giới có thu phí thì nộp kèm bản in màn hình trang tổng hợp dịch vụ nhân lực （人材サービス総合サイト） của công ty môi giới đó.

  Tải file chính thức của Cục

• Giấy chứng nhận đã nộp thuế, giấy chứng nhận thu nhập chịu thuế (mới nhất) và phiếu khấu trừ thuế tại nguồn — 納税証明書のうぜいしょうめいしょ・課税証明書かぜいしょうめいしょ・源泉徴収票げんせんちょうしゅうひょう

  Theo trường hợp. Hai giấy đầu xin ở tòa thị chính nơi bạn sống, phiếu khấu trừ do công ty phát. Đã nộp nhóm giấy này trong vòng 1 năm gần đây và nội dung không thay đổi thì được miễn.

• Nếu đang tham gia bảo hiểm y tế quốc dân: bản sao thông tin bảo hiểm + giấy chứng nhận đã nộp phí bảo hiểm 1 năm gần nhất — 国民健康保険こくみんけんこうほけんの資格情報しかくじょうほう・国民健康保険料こくみんけんこうほけんりょう（税ぜい）納付証明書のうふしょうめいしょ

  Theo trường hợp. Thông tin bảo hiểm in từ MyNa Portal, hoặc bản sao giấy xác nhận tư cách bảo hiểm. Nhớ CHE số bảo hiểm trước khi nộp (Cục yêu cầu che). Đang theo bảo hiểm xã hội của công ty thì không cần mục này.

• Nếu đang tham gia lương hưu quốc dân: phiếu tra cứu lịch sử đóng lương hưu, hoặc biên lai đã nộp 24 tháng gần nhất — 被保険者記録照会回答票ひほけんしゃきろくしょうかいかいとうひょう・被保険者記録照会ひほけんしゃきろくしょうかい（納付のうふⅡ）

  Theo trường hợp. Xin ở văn phòng lương hưu hoặc qua dịch vụ Nenkin Net. Nhớ CHE số lương hưu cơ bản trước khi nộp. Đang theo lương hưu phúc lợi của công ty thì không cần mục này.

• Giấy cam kết thực hiện nghĩa vụ công — chỉ khi còn nợ thuế, phí bảo hiểm hoặc lương hưu — 公的義務履行こうてきぎむりこうに関かんする誓約書せいやくしょ

  Theo trường hợp. Mẫu tham khảo 第１－２６号. Nếu lần xin trước bạn đã từng nộp giấy cam kết này thì lần này phải nộp kèm cả giấy chứng minh tình hình thực hiện nghĩa vụ công của lần đó.

  Tải file chính thức của Cục

• Tờ khai chuyển giao kỹ năng — chỉ dành cho người từng là thực tập sinh kỹ năng — 技能移転ぎのういてんに係かかる申告書しんこくしょ

  Theo trường hợp. Mẫu tham khảo 第１－１０号. Khai rằng bạn sẽ nỗ lực chuyển giao kỹ năng đã học ở Nhật về nước sau này. Chưa từng là thực tập sinh thì không cần.

  Tải file chính thức của Cục

• Giấy tờ theo thỏa thuận song phương Việt Nam – Nhật Bản — 二国間取決にこくかんとりきめに基もとづく手続てつづきに係かかる書類しょるい

  Theo trường hợp. Theo danh mục của Cục (tính đến tháng 8/2026), Việt Nam nằm trong nhóm quốc tịch phải nộp nhóm giấy này khi xin thay đổi sang 2号. Nội dung cụ thể nằm ở trang hướng dẫn riêng của Cục (link ở Mục 5) — nhờ công ty hoặc cơ quan hỗ trợ kiểm tra và chuẩn bị cùng bạn.

• Danh sách người xin — chỉ khi công ty nộp gộp nhiều người cùng lúc — 申請人名簿しんせいにんめいぼ

  Theo trường hợp. Công ty lập danh sách khi nộp hồ sơ cho nhiều lao động trong cùng một lần. Bạn nộp một mình thì không cần.

Giấy phía công ty （第２表の２ — công ty pháp nhân, bản phổ biến nhất):

• Bảng tóm tắt cơ quan tiếp nhận — 特定技能所属機関概要書とくていぎのうしょぞくきかんがいようしょ

  Mẫu tham khảo 第１－１１－１号. Công ty tự điền.

  Tải file chính thức của Cục

• Giấy đăng ký công ty — 登記事項証明書とうきじこうしょうめいしょ

  Giấy phía Nhật cấp phải trong vòng 3 tháng.

• Bản sao giấy cư trú của ban lãnh đạo công ty — 役員やくいんの住民票じゅうみんひょうの写うつし

  Loại có ghi quê quán （本籍）, không có số My Number.

• Giấy cam kết về ban lãnh đạo của cơ quan tiếp nhận — 特定技能所属機関とくていぎのうしょぞくきかんの役員やくいんに関かんする誓約書せいやくしょ

  Theo trường hợp. Mẫu tham khảo 第１－２３号.

  Tải file chính thức của Cục

• Giấy chứng nhận đã nộp phí bảo hiểm lao động (không còn nợ) — 労働保険料等納付証明書ろうどうほけんりょうとうのうふしょうめいしょ（未納みのうなし証明しょうめい）

  Xin ở Cục lao động. Công ty đã tiếp nhận lao động Tokutei liên tục thì thay bằng bản sao tờ khai phí bảo hiểm lao động 2 năm gần nhất kèm biên lai hoặc giấy báo kết quả chuyển khoản.

• Giấy trả lời tình trạng nộp bảo hiểm xã hội, hoặc biên lai bảo hiểm y tế・lương hưu phúc lợi 24 tháng gần nhất — 社会保険料納入状況回答票しゃかいほけんりょうのうにゅうじょうきょうかいとうひょう

• Giấy chứng nhận nộp thuế (mẫu số 3) của công ty — 納税証明書のうぜいしょうめいしょ（その３）

  Xin ở cơ quan thuế. Gồm 3 loại thuế: thuế thu nhập khấu trừ tại nguồn, thuế pháp nhân, thuế tiêu thụ.

• Giấy chứng nhận nộp thuế cư trú pháp nhân 2 năm gần nhất — 法人住民税ほうじんじゅうみんぜいの納税証明書のうぜいしょうめいしょ

  Xin ở tòa thị chính nơi công ty đóng trụ sở.

• Giấy giải trình việc thực hiện nghĩa vụ công của công ty — 公的義務履行こうてきぎむりこうに関かんする説明書せつめいしょ

  Theo trường hợp. Mẫu tham khảo 第１－２７号. Chỉ nộp khi công ty không nợ khoản nào trong các giấy thuế・bảo hiểm ở trên và được miễn nộp các giấy đó.

  Tải file chính thức của Cục

• Công ty thuộc nhóm đã có thực tích tiếp nhận (cơ quan nhà nước, trường đại học, công ty niêm yết, công ty đã được Cục công nhận...) dùng bảng riêng 第２表の１: chỉ cần giấy chứng minh công ty thuộc nhóm đó và giấy cam kết của cơ quan tiếp nhận （参考様式第１－２９号）.
• Chủ hộ kinh doanh cá thể dùng bảng 第２表の３: danh mục gần giống bảng của công ty, nhưng thay giấy thuế pháp nhân bằng giấy thuế cá nhân của chủ hộ (thêm cả giấy chứng nhận nộp thuế mẫu số 3 phần thuế thừa kế・tặng cho).
• MIỄN TOÀN BỘ nhóm giấy công ty: nếu trong cùng năm tài chính công ty đã tiếp nhận lao động Tokutei và đã nộp nhóm giấy này rồi thì lần này không phải nộp lại — điều này ghi ngay ở đầu bảng kiểm chính thức của Cục. Công ty của bạn sẽ tự biết mình có thuộc diện miễn hay không, bạn chỉ cần hỏi lại cho chắc.

Giấy theo ngành （第３表） — công ty hoặc cơ quan hỗ trợ chuẩn bị, bạn phải nhắc họ sớm:

• Bản sao chứng chỉ đỗ kỳ thi đánh giá kỹ năng 2号 của ngành (hoặc chứng chỉ thay thế theo quy định của ngành) — 特定技能とくていぎのう２号技能測定試験等ごうぎのうそくていしけんとうの合格証明書ごうかくしょうめいしょの写うつし

  Giấy chứng minh tay nghề cốt lõi của hồ sơ 2号. Đã nộp ở lần xin trước, nội dung không đổi và còn hiệu lực thì được miễn. Một số ngành chấp nhận cả chứng chỉ kỳ thi tay nghề bậc 1 （技能検定１級）— ví dụ ngành xây dựng ghi rõ cả hai đường này trong bảng giấy tờ.

• Giấy chứng minh kinh nghiệm thực tế theo quy định của ngành — 実務経験じつむけいけんを証しょうする書類しょるい

  Mỗi ngành một khác. Ví dụ ngành xây dựng: tờ khai về kinh nghiệm thực tế （分野参考様式第６－３号）, hoặc kết quả đánh giá năng lực nghề xây dựng (hệ thống CCUS) từ cấp 3 trở lên, hoặc giấy chứng nhận quá trình làm việc. Ngành chế biến thực phẩm thì kinh nghiệm làm việc ở vị trí hướng dẫn・quản lý là điều kiện để được DỰ THI kỳ thi 2号, nên bảng của ngành không liệt kê giấy kinh nghiệm riêng. Đối chiếu đúng bảng 第３表 của ngành mình (link ở Mục 1 và Mục 5).

• Giấy cam kết của ngành về việc tiếp nhận lao động Tokutei — 受入うけいれに関かんする誓約書せいやくしょ（特定技能所属機関とくていぎのうしょぞくきかん）

  Bắt buộc ở hầu hết các ngành. Mẫu riêng theo từng ngành （分野参考様式）. Công ty chuẩn bị.

• Giấy chứng nhận công ty là thành viên hội đồng của ngành — 協議会きょうぎかいの構成員こうせいいんであることの証明書しょうめいしょ（特定技能所属機関とくていぎのうしょぞくきかん）

  Bắt buộc ở hầu hết các ngành. Công ty hoặc cơ quan hỗ trợ giữ bản gốc — nhắc họ chuẩn bị từ sớm.

• Riêng ngành nhà hàng và ngư nghiệp: bản sao chứng chỉ tiếng Nhật N3 trở lên — 日本語能力試験にほんごのうりょくしけん（Ｎ３以上いじょう）の合格証明書ごうかくしょうめいしょの写うつし

  Hai ngành này ghi thẳng yêu cầu JLPT N3 trở lên vào bảng giấy tờ theo ngành. Đã nộp ở lần xin trước, nội dung không đổi và còn hiệu lực thì được miễn. Các ngành khác không có mục này trong bảng giấy tờ.

• Giấy phép và giấy tờ riêng của ngành

  Ví dụ ngành xây dựng: bản sao giấy phép kinh doanh xây dựng, giấy chứng minh số đăng ký hệ thống quản lý sự nghiệp xây dựng (CCUS), bản sao thẻ hội viên tổ chức hỗ trợ ngành xây dựng (JAC). Ngành khác có giấy riêng khác — đối chiếu bảng 第３表 của ngành mình, đừng dùng chung danh mục của ngành khác.

Trường hợp B — Gia hạn 2号

Giấy bạn tự chuẩn bị:

• Đơn xin gia hạn (mẫu riêng của Tokutei) kèm ảnh thẻ — 在留期間更新許可申請書ざいりゅうきかんこうしんきょかしんせいしょ

  Bắt buộc. Mẫu 別記第３０号の２様式 — khác mẫu đơn thay đổi. Bạn điền 3 tờ phần người xin （申請人等作成用１〜３Ｖ); cách điền gần như giống hệt đơn thay đổi ở Mục 3, chỉ khác ô tư cách mong muốn và lý do. File Excel của Cục có cả phần công ty điền, nhưng khi gia hạn phần đó không phải nộp. Ảnh thẻ chụp trong vòng 6 tháng.

  Tải file chính thức của Cục

• Thẻ lưu trú và hộ chiếu

  Mang bản gốc đi nộp, Cục xem xong trả lại ngay.

• Bản sao hợp đồng lao động Tokutei — 特定技能雇用契約書とくていぎのうこようけいやくしょの写うつし

  Bắt buộc. Mẫu tham khảo 第１－５号. Phải có chữ ký hai bên và viết bằng ngôn ngữ bạn hiểu được.

  Tải file chính thức của Cục

• Bản sao điều kiện lao động và tờ phụ về lương — 雇用条件書こようじょうけんしょの写うつし及および賃金支払ちんぎんしはらい（別紙べっし）

  Bắt buộc. Mẫu tham khảo 第１－６号. Nếu công ty áp dụng chế độ giờ làm biến đổi theo năm thì nộp kèm lịch làm việc của năm và bản sao hiệp định.

  Tải file chính thức của Cục

• Giấy cam kết về nội dung công việc của lao động 2号 — 特定技能とくていぎのう２号ごうの業務内容ぎょうむないように関かんする誓約書せいやくしょ

  Bắt buộc. Mẫu tham khảo 第１－３２号 — giấy riêng của diện 2号, phải nộp lại ở mỗi lần gia hạn.

  Tải file chính thức của Cục

• Giấy chứng nhận đã nộp thuế, giấy chứng nhận thu nhập chịu thuế (mới nhất) và phiếu khấu trừ thuế tại nguồn — 納税証明書のうぜいしょうめいしょ・課税証明書かぜいしょうめいしょ・源泉徴収票げんせんちょうしゅうひょう

  Theo trường hợp. Xin ở tòa thị chính và công ty như Trường hợp A. Đã nộp trong vòng 1 năm gần đây và không thay đổi thì được miễn.

• Nếu đang tham gia bảo hiểm y tế quốc dân: bản sao thông tin bảo hiểm + giấy chứng nhận đã nộp phí bảo hiểm 1 năm gần nhất — 国民健康保険こくみんけんこうほけんの資格情報しかくじょうほう・国民健康保険料こくみんけんこうほけんりょう（税ぜい）納付証明書のうふしょうめいしょ

  Theo trường hợp. Nhớ CHE số bảo hiểm trước khi nộp. Đang theo bảo hiểm xã hội của công ty thì không cần mục này.

• Nếu đang tham gia lương hưu quốc dân: phiếu tra cứu lịch sử đóng lương hưu, hoặc biên lai đã nộp 24 tháng gần nhất — 被保険者記録照会回答票ひほけんしゃきろくしょうかいかいとうひょう・被保険者記録照会ひほけんしゃきろくしょうかい（納付のうふⅡ）

  Theo trường hợp. Nhớ CHE số lương hưu cơ bản trước khi nộp. Đang theo lương hưu phúc lợi của công ty thì không cần mục này.

• Giấy cam kết thực hiện nghĩa vụ công — chỉ khi còn nợ thuế, phí bảo hiểm hoặc lương hưu — 公的義務履行こうてきぎむりこうに関かんする誓約書せいやくしょ

  Theo trường hợp. Mẫu tham khảo 第１－２６号. Nếu lần trước đã nộp giấy cam kết thì nộp kèm cả giấy chứng minh tình hình thực hiện nghĩa vụ công của lần đó.

  Tải file chính thức của Cục

Giấy theo ngành khi gia hạn:

• Giấy chứng nhận công ty là thành viên hội đồng của ngành — 協議会きょうぎかいの構成員こうせいいんであることの証明書しょうめいしょ（特定技能所属機関とくていぎのうしょぞくきかん）

  Bắt buộc ở hầu hết các ngành khi gia hạn. Ngành nông nghiệp và ngư nghiệp dùng bảng kiểm riêng nhưng giấy chính vẫn là giấy này (link tải ở Mục 5).

• Giấy phép và giấy tờ riêng theo ngành

  Theo trường hợp, tùy ngành. Ví dụ: ngành lau dọn tòa nhà cần bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh vệ sinh tòa nhà; ngành khách sạn cần bản sao giấy phép kinh doanh khách sạn・nhà trọ; ngành chế tạo cần danh sách hội viên in từ trang web của hiệp hội ngành; ngành xây dựng cần bản sao thẻ hội viên JAC. Đối chiếu bảng 第３表 của thủ tục gia hạn cho ngành mình (link ở Mục 5).

Nên chuẩn bị sẵn — không bắt buộc, nhưng hay bị yêu cầu bổ sung (áp dụng cho cả hai trường hợp):

• Bảng lương 3 tháng gần nhất — 給与明細きゅうよめいさい

  Cục hay đối chiếu lương thực nhận với hợp đồng lao động. Không khớp là dễ bị hỏi thêm.

• Bản sao sổ ngân hàng ở trang có nhận lương

  Che các giao dịch không liên quan cũng được; giữ rõ ngày và số tiền lương vào tài khoản.

• Giấy chứng nhận đang làm việc do công ty cấp, có đóng dấu — 在職証明書ざいしょくしょうめいしょ

  Chứng minh tại thời điểm nộp bạn vẫn đang làm việc ở công ty. Cục không có mẫu chính thức cho giấy này — tải mẫu ViMai (PDF + Excel) ở ngay dưới đây về đưa cho công ty điền và đóng dấu. Cách viết chi tiết xem ở Mục 4.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Giấy tờ cho thấy quá trình làm việc ở vị trí hướng dẫn・quản lý

  Ví dụ: bảng phân công ca có tên bạn ở vị trí tổ trưởng, hồ sơ đánh giá nhân sự, quyết định bổ nhiệm. Không nằm trong danh mục bắt buộc, nhưng kinh nghiệm thực tế là trọng tâm xét duyệt của diện 2号 — giữ sẵn để khi bị hỏi thêm thì có ngay.

• Bản sao hồ sơ lần xin trước (đơn cũ, hợp đồng cũ)

  Để điền thông tin thống nhất với lần trước: ngày vào công ty, mức lương, nội dung công việc.

• Thư giải trình hoàn cảnh — khi hồ sơ có điểm dễ bị thắc mắc — 理由書りゆうしょ・事情説明書じじょうせつめいしょ

  Không bắt buộc. Nên tự viết khi: giấy tờ không khớp nhau ở chi tiết nhỏ, có giấy chưa xin kịp, hoặc cần giải trình rõ quá trình làm việc và kinh nghiệm hướng dẫn・quản lý của mình. Cục không có mẫu chính thức — dàn ý chuẩn và cách viết xem ở Mục 4.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Giấy đăng ký cư trú — 住民票じゅうみんひょう

  Không bắt buộc. Xin ở ủy ban nơi ở (shiyakusho), bản cấp trong vòng 3 tháng. Không nằm trong danh mục bắt buộc của Cục cho diện Tokutei Gino 2, nhưng nên xin sẵn: Cục hay đối chiếu địa chỉ và người ở cùng nhà theo giấy này, và họ tên, địa chỉ trên đơn phải khớp từng ký tự với giấy đăng ký cư trú.

Mục 3Cách điền đơn

1. 1

   Ảnh thẻ: Dán ảnh chụp chính mình trong vòng 6 tháng trước ngày nộp, cỡ dọc 40mm × ngang 30mm, mặt rõ, không đội mũ, nền trơn.

2. 2

   Quốc tịch・vùng (ô 1): Ghi theo hộ chiếu — người Việt ghi ベトナム.

3. 3

   Ngày sinh (ô 2): Ghi đúng như trên hộ chiếu và thẻ lưu trú.

4. 4

   Họ tên (ô 3): Ghi họ tên bằng chữ Latin viết hoa đúng như hộ chiếu; nếu bạn có tên viết bằng chữ Nhật thì ghi tiếp phía sau như bản mẫu.

5. 5

   Giới tính (ô 4): Khoanh tròn 男 (nam) hoặc 女 (nữ).

6. 6

   Nơi sinh (ô 5): Ghi tỉnh/thành phố và nước nơi bạn sinh ra — bản mẫu ghi Trung Quốc; người Việt ghi tỉnh + ベトナム.

7. 7

   Tình trạng hôn nhân (ô 6): Khoanh 有 nếu đã kết hôn, 無 nếu còn độc thân.

8. 8

   Nghề nghiệp (ô 7): Ghi nghề bạn đang làm ở Nhật — bản mẫu ghi 溶接工 (thợ hàn); bạn ghi nghề của mình.

9. 9

   Địa chỉ ở quê nhà (ô 8): Ghi địa chỉ gia đình ở Việt Nam; có thể ghi bằng chữ Latin.

10. 10

    Địa chỉ đang ở tại Nhật (ô 9): Ghi đầy đủ đến số nhà, tên tòa nhà, số phòng — giống địa chỉ ở mặt sau thẻ lưu trú.

11. 11

    Số điện thoại nhà (ô 9): Có điện thoại bàn thì ghi; không có thì ghi số di động của bạn.

12. 12

    Số điện thoại di động (ô 9): Ghi số bạn đang dùng — Cục gọi vào số này khi cần bổ sung giấy tờ.

13. 13

    Hộ chiếu (ô 10): (1) Số hộ chiếu; (2) ngày hết hạn — ghi đúng trên hộ chiếu.

14. 14

    Tư cách lưu trú hiện tại (ô 11): Ghi tư cách bạn đang có — người mẫu trong bản của Cục đang là 留学 (Du học); đa số người xin lên 2号 đang là 特定技能１号. Ghi kèm kỳ hạn hiện tại và ngày hết hạn in trên thẻ lưu trú.

15. 15

    Số thẻ lưu trú (ô 12): Dãy 12 ký tự ở góc phải phía trên của thẻ lưu trú.

16. 16

    Tư cách lưu trú mong muốn (ô 13): Điểm khác quan trọng nhất: người mẫu xin 1号 nên ghi 特定技能１号 và thời hạn １年. Bạn xin lên 2号 thì ghi 特定技能２号, thời hạn mong muốn tối đa ３年 (2号 mỗi lần cấp 3 năm, 2 năm, 1 năm hoặc 6 tháng). Cục quyết định cuối cùng, có thể khác mong muốn.

17. 17

    Lý do thay đổi (ô 14): Ghi ngắn gọn — bản mẫu ghi cho 1号; xin 2号 thì ghi 「２号特定技能外国人として就労するため。」(Để làm việc với tư cách lao động Tokutei Gino 2).

18. 18

    Tiền án, tiền sự (ô 15): Khoanh 無 nếu chưa từng bị xử lý hình sự ở Nhật hay ở nước ngoài — kể cả phạt vì vi phạm giao thông (chính trên đơn có ghi chú là bao gồm cả xử phạt do vi phạm giao thông). Nếu từng bị, khoanh 有 và ghi cụ thể nội dung.

19. 19

    Người thân đang ở Nhật và người sống cùng (ô 16): Không có ai thì khoanh 無 và để trống bảng bên dưới. Có thì điền từng người: quan hệ, họ tên, ngày sinh, quốc tịch, có sống cùng hay không, nơi làm việc/trường học, số thẻ lưu trú. Vợ/chồng, con đang ở Nhật cùng bạn thì ghi đủ vào đây.

1. 20

   Công ty tiếp nhận (ô 17): （特定技能所属機関） (1) Tên công ty bạn sẽ làm với tư cách 2号; (2) địa chỉ trụ sở và số điện thoại — ghi đúng như trong hợp đồng lao động.

2. 21

   Trình độ tay nghề (ô 18): （技能水準） Tích vào ô chứng minh bằng kỳ thi, ghi tên kỳ thi đánh giá kỹ năng 2号 của ngành bạn đã đỗ và nơi thi (Nhật Bản hay nước ngoài). Bản mẫu ghi kỳ thi 1号 vì người mẫu xin 1号. Một số ngành (ví dụ xây dựng) còn chứng minh được bằng kỳ thi tay nghề bậc 1 — đối chiếu bảng giấy tờ theo ngành của ngành mình.

3. 22

   Trình độ tiếng Nhật (ô 19): （日本語能力） Điểm khác quan trọng: ngay trên đơn ghi rõ ô này CHỈ điền khi xin 1号. Xin 2号 thì để trống cả ô này. (Riêng ngành nhà hàng và ngư nghiệp: chứng chỉ JLPT N3 trở lên nộp ở nhóm giấy theo ngành, không phải điền vào ô này.)

4. 23

   Chi tiết thực tập sinh số 2 (ô 20): CHỈ điền khi ở số 21 bạn chứng minh tay nghề bằng đường thực tập sinh. Tay nghề 2号 phải chứng minh bằng kỳ thi của ngành (hoặc kỳ thi tay nghề bậc 1 ở ngành cho phép), nên với hồ sơ 2号 ô này thường để trống.

5. 24

   Tổng thời gian đã ở theo Tokutei Gino 1 (ô 21): Ô này cũng chỉ điền khi xin 1号 — xin 2号 thì để trống. Nhớ thêm: 2号 không có giới hạn tổng thời gian như mức trần 5 năm của 1号.

1. 25

   Tiền đặt cọc・giữ tài sản・phạt tiền (ô 22): Nếu không ai thu tiền đặt cọc của bạn, không giữ tài sản, không có hợp đồng phạt tiền thì khoanh 無. Nếu có, khoanh 有 và ghi tên cơ quan thu/giữ cùng số tiền.

2. 26

   Phí trả cho cơ quan ở nước ngoài (ô 23): Nếu trước khi sang Nhật bạn có trả phí cho công ty phái cử ở Việt Nam, khoanh 有, ghi tên công ty và số tiền đã trả (quy đổi ra yên Nhật) — với điều kiện bạn đã hiểu rõ khoản phí và đồng ý. Không trả khoản nào thì khoanh 無.

3. 27

   Thủ tục ở nước nhà (ô 24): Việt Nam có thủ tục riêng theo thỏa thuận giữa hai nước. Nếu bạn đã làm đủ thủ tục phía Việt Nam trước khi sang thì khoanh 有.

4. 28

   Chi phí định kỳ phải tự trả (ô 25): Ví dụ tiền nhà, tiền điện nước trừ vào lương hằng tháng. Nếu bạn đã hiểu rõ nội dung các khoản này và đồng ý thì khoanh 有; không có khoản nào thì khoanh 無.

5. 29

   Chuyển giao kỹ năng về nước (ô 26): Ô này dành cho người TỪNG là thực tập sinh và xin lên 2号 — trường hợp đó phải trả lời: khoanh 有 (cam kết nỗ lực chuyển giao kỹ năng đã học được về nước). Chưa từng là thực tập sinh thì để trống.

6. 30

   Tiêu chuẩn riêng theo ngành (ô 27): Chỉ điền khi ngành của bạn có tiêu chuẩn riêng do Cục quy định. Đa số trường hợp để trống — không chắc thì hỏi công ty hoặc cơ quan hỗ trợ của bạn.

7. 31

   Quá trình làm việc (ô 28): （職歴） Ghi các công việc đã làm cả ở Việt Nam và Nhật theo thứ tự thời gian: tháng năm vào, tháng năm nghỉ, tên công ty. Công việc hiện tại thì để trống cột ngày nghỉ.

8. Ô 29 — Người đại diện pháp lý （代理人）: Chỉ điền khi cha, mẹ hoặc người giám hộ nộp thay cho người chưa thành niên. Người lao động tự nộp thì để trống.

9. 32

   Chữ ký và ngày viết đơn: Ký tên của bạn (giống chữ ký trong hộ chiếu) và ghi ngày viết đơn. Phải tự ký tay. Nếu sau khi viết mà thông tin thay đổi, bạn tự sửa chỗ thay đổi và ký tên ngay cạnh chỗ sửa.

10. 33

    Người nộp hộ （取次者）: Chỉ điền khi người có chứng chỉ nộp hộ (nhân viên cơ quan hỗ trợ đăng ký, luật sư hành chính...) nộp thay bạn. Bạn tự đi nộp thì để trống.

Phần công ty điền — 所属機関等作成用

1. Phần này có 4 tờ （所属機関等作成用１〜４Ｖ): Tờ 1 ghi về hợp đồng: thời gian hợp đồng, nội dung công việc và ngành (bản mẫu của Cục: ngành chế tạo sản phẩm công nghiệp, phân ngành gia công kim loại bằng máy), mã nghề tra trong bảng 職種一覧 kèm theo file đơn (bản mẫu điền mã 102), giờ làm, lương tháng, cách trả lương. Các tờ sau ghi các cam kết của công ty: đối xử công bằng với người Nhật, hỗ trợ đời sống và các điều kiện tiếp nhận.

2. Khi thay đổi sang 2号 thì phần công ty PHẢI nộp — khi gia hạn thì không: Theo danh mục của Cục, lúc xin thay đổi tư cách phần công ty điền phải nộp cùng hồ sơ; lúc gia hạn 2号 chỉ nộp phần bạn điền （第１表） và giấy theo ngành （第３表）. Dù vậy, cứ in sẵn và nhờ công ty xác nhận thông tin hợp đồng trước khi nộp — sai lệch giữa đơn và hợp đồng là lỗi hay gặp.

Mục 4Cách viết giấy tự soạn

Hai loại giấy dưới đây không có mẫu chính thức của Cục nên phải tự soạn. Mỗi giấy có dàn ý các mục bắt buộc phải có và cách viết riêng — cứ bám đúng dàn ý, thay bằng thông tin thật của mình.

Chuẩn trình bày chung cho giấy tự soạn

• Khổ giấy A4, in một mặt. Giấy in hai mặt dễ bị yêu cầu in lại.
• Font chữ Nhật chuẩn: MS 明朝 (MS Mincho) hoặc 游明朝， cỡ chữ 11–12; tiêu đề có thể dùng MS ゴシック đậm. Không dùng font lạ, khó đọc.
• Bố cục trang trọng: ngày tháng ghi ở góc trên bên phải; tiêu đề căn giữa trang; cuối văn bản ghi họ tên người viết và đóng dấu cá nhân （認印） nếu có.
• Văn phong lịch sự, câu ngắn, dùng thể です・ます; không viết tắt, không dùng khẩu ngữ.
• Mọi con số — thu nhập, tiền nhà, ngày tháng — phải khớp tuyệt đối với các giấy tờ khác trong cùng bộ hồ sơ.

Mục 5File tải về

Tất cả là file gốc trên trang của Cục Xuất nhập cảnh (moj.go.jp). File Excel mở ra có sẵn cả tờ của người xin và tờ của công ty, điền trực tiếp trên máy rồi in.

• Đơn xin thay đổi tư cách sang 2号 (Excel): tải file Excel / bản PDF để in điền tay
• Đơn xin gia hạn 2号 (Excel): tải file Excel / bản PDF để in điền tay
• Bản mẫu đã điền của Cục — đơn thay đổi: tải bản mẫu (PDF) / đơn gia hạn: tải bản mẫu (PDF)
• Bảng kiểm giấy tờ khi thay đổi sang 2号 — phần người xin （第１表）: tải file Excel / phần công ty （第２表）: bảng の１ (cơ quan có thực tích) / bảng の２ (pháp nhân) / bảng の３ (chủ hộ cá thể)
• Bảng kiểm giấy tờ khi gia hạn 2号 — phần người xin （第１表）: tải file Excel / phần theo ngành （第３表）: bảng chung các ngành / riêng nông nghiệp / riêng ngư nghiệp
• Bảng kiểm giấy tờ theo ngành （第３表） khi thay đổi sang 2号: tải theo đúng ngành của bạn ở danh sách 11 ngành tại Mục 1.
• Trang biểu mẫu Tokutei của Cục (có mọi mẫu giấy tham khảo 第１－３号〜第１－３２号): mở trang biểu mẫu
• Trang tư cách Tokutei của Cục (danh mục giấy tờ đầy đủ): mở trang tư cách 特定技能
• Trang hướng dẫn thủ tục theo thỏa thuận song phương (nhóm giấy của người Việt): mở trang hướng dẫn
• Trang tư cách cầu nối Đặc định 6 tháng (cho người đã đỗ thi nhưng không kịp chuẩn bị hồ sơ): mở trang 特定活動

Mục 6Lệ phí

Từ ngày 01/10/2026, lệ phí tính theo thời hạn được cấp (không phải thời hạn xin) và tính theo ngày Cục tiếp nhận hồ sơ. Thay đổi tư cách và gia hạn dùng chung một bảng. Tokutei Gino 2 mỗi lần cấp tối đa 3 năm, nên trên thực tế bạn sẽ gặp các mức: cấp 6 tháng là 18.000 yên (online 15.000 yên), cấp 1 năm là 33.000 yên (online 27.000 yên), cấp 2 năm thuộc mức 48.000 yên (online 42.000 yên), cấp 3 năm thuộc mức 64.000 yên (online 56.000 yên). Phí chỉ trả khi có kết quả cấp phép.

Nộp online còn cộng phí xử lý thanh toán trên hệ thống: 330 yên nếu thời hạn cấp dưới 3 năm, 550 yên nếu từ 3 năm trở lên. Hồ sơ được Cục tiếp nhận đến hết ngày 30/09/2026 vẫn tính giá cũ (6.000 yên tại quầy, 5.500 yên online).

Mục 7Lưu ý hay sai

• Lên 2号 không tự động: phải đỗ kỳ thi đánh giá kỹ năng 2号 của ngành trước đã. Lên kế hoạch thi sớm — nhiều kỳ thi mỗi năm chỉ tổ chức vài đợt, trượt là phải chờ đợt sau trong khi thẻ cư trú vẫn chạy.
• Chỉ 11 ngành có 2号. Ngành điều dưỡng （介護） không có 2号 vì có đường riêng là tư cách Điều dưỡng; các ngành như lái xe vận tải, đường sắt, lâm nghiệp hiện cũng chưa có 2号 — đừng chuẩn bị hồ sơ theo tin truyền miệng.
• Đã đỗ kỳ thi và đủ điều kiện nhưng không kịp chuẩn bị xong hồ sơ đổi sang 2号 trước ngày thẻ hết hạn: Cục có diện cầu nối 特定活動とくていかつどう 6 tháng, được đi làm, dành riêng cho trường hợp này (phải có lý do chính đáng, làm đúng công việc 2号 tại công ty sẽ tiếp nhận, lương bằng mức dự kiến của 2号). Chưa đỗ kỳ thi thì không thuộc diện cầu nối này. Chi tiết ở trang 特定活動 của Cục (link tại Mục 5).
• Đơn thay đổi tư cách phải được Cục tiếp nhận trước ngày thẻ hiện tại hết hạn. Đã nộp trước ngày hết hạn thì dù thẻ hết hạn trong lúc chờ, bạn vẫn ở lại hợp lệ tối đa 2 tháng trong thời gian chờ kết quả (chế độ đặc lệ) — nhưng đừng để sát ngày mới nộp.
• Đang là 2号 mà đổi công ty cũng là xin thay đổi tư cách theo công ty mới, và phải nộp thông báo thay đổi cơ quan trực thuộc （所属機関に関する届出） trong vòng 14 ngày. Chỉ đi làm ở công ty mới sau khi có phép.
• Giấy cam kết nội dung công việc 2号 （第１－３２号） là giấy riêng của diện 2号, nộp cả khi đổi sang 2号 lẫn mỗi lần gia hạn — hay bị quên vì bộ hồ sơ 1号 không có giấy này.
• Nợ thuế, nợ phí bảo hiểm y tế hoặc lương hưu là lý do bị yêu cầu bổ sung (và có thể bị từ chối) hay gặp nhất. Kiểm tra và nộp đủ trước khi nộp hồ sơ; còn nợ thì nộp kèm giấy cam kết thực hiện nghĩa vụ công.
• Giấy tờ do cơ quan phía Nhật cấp phải còn trong vòng 3 tháng tính đến ngày nộp; ảnh thẻ chụp trong vòng 6 tháng. Giấy tờ tiếng Việt phải kèm bản dịch tiếng Nhật (ghi tên người dịch).
• Khi nộp bản sao thông tin bảo hiểm hoặc lịch sử lương hưu, phải che (masking) số bảo hiểm và số lương hưu cơ bản — Cục ghi rõ yêu cầu này trong danh mục.
• Lên được 2号 rồi muốn đón vợ/chồng, con sang: người thân xin visa Gia đình （家族滞在） — xem trang Visa Gia đình. Người thân muốn đi làm thêm tại Nhật phải xin thêm giấy phép hoạt động ngoài tư cách (tối đa 28 giờ/tuần).
• 2号 không giới hạn tổng thời gian, nhưng mỗi lần gia hạn vẫn xét lại hợp đồng, thuế và bảo hiểm như thường — đừng chủ quan để nợ thuế・bảo hiểm giữa các kỳ gia hạn.