Hướng dẫn visa

Gia hạn & chuyển công ty — Tokutei Gino 1

Tư cách lưu trú: 特定技能とくていぎのう１号ごう (Kỹ năng đặc định số 1)

Mục 1Giấy tờ cần chuẩn bị

Trường hợp A — Gia hạn, vẫn làm ở công ty cũ

Khi gia hạn, bạn chỉ nộp nhóm giấy của người xin （第１表） và nhóm giấy theo ngành （第３表）. Nhóm giấy phía công ty （第２表） không phải nộp khi gia hạn.

Giấy bạn tự chuẩn bị:

• Đơn xin gia hạn (mẫu riêng của Tokutei) kèm ảnh thẻ — 在留期間更新許可申請書ざいりゅうきかんこうしんきょかしんせいしょ

  Mẫu 別記第３０号の２様式. Bạn điền 3 tờ phần người xin （申請人等作成用１〜３Ｖ) — cách điền xem ở Mục 2. Ảnh thẻ chụp trong vòng 6 tháng trước ngày nộp, dán vào đơn. File Excel của Cục có cả phần công ty điền, nhưng khi gia hạn phần đó không phải nộp.

  Tải file chính thức của Cục

• Thẻ lưu trú và hộ chiếu

  Mang bản gốc đi nộp, Cục xem xong trả lại ngay.

• Bản sao hợp đồng lao động Tokutei — 特定技能雇用契約書とくていぎのうこようけいやくしょの写うつし

  Mẫu tham khảo 第１－５号. Phải có chữ ký của bạn và công ty, và hợp đồng phải viết bằng ngôn ngữ bạn hiểu được (tiếng Việt hoặc song ngữ).

  Tải file chính thức của Cục

• Bản sao điều kiện lao động và tờ phụ về lương — 雇用条件書こようじょうけんしょの写うつし及および賃金ちんぎんの支払しはらい（別紙べっし）

  Mẫu tham khảo 第１－６号. Giấy ghi lương, giờ làm, ngày nghỉ; tờ phụ ghi cách trả lương và các khoản khấu trừ.

  Tải file chính thức của Cục

• Giấy chứng nhận đã nộp thuế và giấy chứng nhận thu nhập chịu thuế (mới nhất) — 納税証明書のうぜいしょうめいしょ・課税証明書かぜいしょうめいしょ

  Xin ở tòa thị chính nơi bạn sống. Đã nộp hai giấy này trong vòng 1 năm gần đây và nội dung không thay đổi thì được miễn.

• Phiếu khấu trừ thuế tại nguồn của năm gần nhất — 源泉徴収票げんせんちょうしゅうひょう

  Công ty phát vào cuối năm. Đã nộp trong vòng 1 năm gần đây và không thay đổi thì được miễn.

• Nếu đang tham gia bảo hiểm y tế quốc dân: bản sao thông tin bảo hiểm + giấy chứng nhận đã nộp phí bảo hiểm 1 năm gần nhất — 健康保険けんこうほけんの資格情報しかくじょうほう・国民健康保険料こくみんけんこうほけんりょう（税ぜい）納付証明書のうふしょうめいしょ

  Thông tin bảo hiểm in từ MyNa Portal, hoặc bản sao giấy xác nhận tư cách bảo hiểm （資格確認書）. Nhớ CHE số bảo hiểm trước khi nộp (Cục yêu cầu che). Đang theo bảo hiểm xã hội của công ty thì không cần mục này.

• Nếu đang tham gia lương hưu quốc dân: phiếu tra cứu lịch sử đóng lương hưu, hoặc biên lai đã nộp 24 tháng gần nhất — 被保険者記録照会回答票ひほけんしゃきろくしょうかいかいとうひょう・被保険者記録照会ひほけんしゃきろくしょうかい（納付のうふⅡ）

  Xin ở văn phòng lương hưu hoặc qua dịch vụ Nenkin Net. Nhớ CHE số lương hưu cơ bản trước khi nộp. Đang theo lương hưu phúc lợi của công ty （厚生年金） thì không cần mục này.

• Giấy cam kết thực hiện nghĩa vụ công — chỉ khi còn nợ thuế, phí bảo hiểm hoặc lương hưu — 公的義務履行こうてきぎむりこうに関かんする誓約書せいやくしょ

  Mẫu tham khảo 第１－２６号. Nếu các giấy ở trên cho thấy bạn còn khoản chưa nộp, Cục sẽ yêu cầu giấy này: cam kết sẽ nộp đủ về sau.

  Tải file chính thức của Cục

Giấy theo ngành — công ty hoặc cơ quan hỗ trợ chuẩn bị, bạn phải nhắc họ sớm:

• Giấy chứng nhận công ty là thành viên hội đồng của ngành — 協議会きょうぎかいの構成員こうせいいんであることの証明書しょうめいしょ（特定技能所属機関とくていぎのうしょぞくきかん）

  Hầu hết các ngành đều cần giấy này khi gia hạn. Công ty hoặc cơ quan hỗ trợ đăng ký của bạn giữ bản gốc. Ngành nông nghiệp và ngư nghiệp dùng bảng kiểm riêng （第３表の２・３) nhưng giấy chính vẫn là giấy này.

• Giấy cam kết của cơ quan hỗ trợ đăng ký (theo ngành yêu cầu) — 特定技能外国人とくていぎのうがいこくじんの受入うけいれに関かんする誓約書せいやくしょ（登録支援機関とうろくしえんきかん）

  Chỉ cần khi công ty ủy thác việc hỗ trợ cho cơ quan hỗ trợ đăng ký, và tùy quy định của từng ngành.

• Riêng ngành điều dưỡng: bảng概要 cơ sở làm việc — 事業所概要書じぎょうしょがいようしょ

  Mẫu theo ngành 第１－２号. Cơ sở điều dưỡng nơi bạn làm điền.

• Riêng ngành xây dựng: bản sao giấy chứng nhận kế hoạch tiếp nhận — 建設特定技能受入計画けんせつとくていぎのううけいれけいかくの認定証にんていしょうの写うつし

  Công ty xây dựng chuẩn bị. Áp dụng cho diện kế hoạch đã được chứng nhận thuộc quy định chuyển tiếp của ngành — công ty của bạn sẽ biết rõ.

• Riêng lái taxi và xe buýt: bản sao chứng chỉ tiếng Nhật N3 trở lên — 日本語能力試験にほんごのうりょくしけんＮ３以上いじょうの合格証明書ごうかくしょうめいしょの写うつし

  Chưa có N3 thì nộp kế hoạch học tiếng Nhật có xác nhận của nhà trường (mẫu theo ngành 第１５－１６号）. Mục này chỉ áp dụng cho taxi và xe buýt; lái xe tải không nằm trong diện này theo danh mục của Cục.

Nên chuẩn bị sẵn — không bắt buộc, nhưng hay bị yêu cầu bổ sung:

• Bảng lương 3 tháng gần nhất — 給与明細きゅうよめいさい

  Cục hay đối chiếu lương thực nhận với hợp đồng lao động. Không khớp là dễ bị hỏi thêm.

• Bản sao sổ ngân hàng ở trang có nhận lương

  Che các giao dịch không liên quan cũng được; giữ rõ ngày và số tiền lương vào tài khoản.

• Giấy chứng nhận đang làm việc do công ty cấp, có đóng dấu — 在職証明書ざいしょくしょうめいしょ

  Chứng minh tại thời điểm nộp bạn vẫn đang làm việc ở công ty. Khi gia hạn, giấy phía công ty không bắt buộc, nên giấy này giúp hồ sơ chắc chắn hơn. Cục không có mẫu chính thức cho giấy này — tải mẫu ViMai (PDF + Excel) ở ngay dưới đây về đưa cho công ty điền và đóng dấu.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Bản sao hồ sơ lần xin trước (đơn cũ, hợp đồng cũ)

  Để điền thông tin thống nhất với lần trước: ngày vào công ty, mức lương, nội dung công việc.

• Giấy đăng ký cư trú — 住民票じゅうみんひょう

  Xin ở ủy ban nơi ở (shiyakusho), bản cấp trong vòng 3 tháng. Không nằm trong danh mục bắt buộc của Cục cho diện Tokutei Gino 1, nhưng nên xin sẵn: Cục hay đối chiếu địa chỉ và người ở cùng nhà theo giấy này, và họ tên, địa chỉ trên đơn phải khớp từng ký tự với giấy đăng ký cư trú.

Trường hợp B — Đã chuyển công ty (xin thay đổi tư cách lưu trú)

Giấy phía bạn:

• Đơn xin thay đổi tư cách lưu trú (mẫu riêng của Tokutei) kèm ảnh thẻ — 在留資格変更許可申請書ざいりゅうきかんへんこうきょかしんせいしょ

  Mẫu 別記第３０号様式 — khác mẫu gia hạn. Đơn gồm cả phần bạn điền và phần công ty mới điền （所属機関等作成用１〜４Ｖ), lần này phần công ty PHẢI nộp cùng. Ảnh chụp trong vòng 6 tháng.

  Tải file chính thức của Cục

• Thẻ lưu trú và hộ chiếu

  Mang bản gốc đi nộp, Cục xem xong trả lại ngay.

• Bản sao hợp đồng lao động Tokutei với công ty mới + điều kiện lao động và tờ phụ về lương — 特定技能雇用契約書とくていぎのうこようけいやくしょの写うつし・雇用条件書こようじょうけんしょの写うつし

  Mẫu tham khảo 第１－５号 và 第１－６号. Có chữ ký hai bên, viết bằng ngôn ngữ bạn hiểu được.

• Giấy khám sức khỏe theo mẫu của Cục + tờ tự khai của người khám — 健康診断個人票及けんこうしんだんこじんひょうおよび受診者じゅしんしゃの申告書しんこくしょ

  Mẫu tham khảo 第１－３号. Đi khám ở bệnh viện hoặc phòng khám và mang theo mẫu này để bác sĩ điền.

  Tải file chính thức của Cục

• Kế hoạch hỗ trợ lao động Tokutei số 1 — １号特定技能外国人支援計画書ごうとくていぎのうがいこくじんしえんけいかくしょ

  Mẫu tham khảo 第１－１７号. Công ty mới hoặc cơ quan hỗ trợ đăng ký soạn cho bạn — đây là giấy quan trọng nhất của bộ hồ sơ chuyển công ty, hãy nhắc họ làm sớm.

  Tải file chính thức của Cục

• Giấy tờ theo thỏa thuận song phương Việt Nam – Nhật Bản — 二国間取決にこくかんとりきめに基もとづく手続てつづきに係かかる書類しょるい

  Theo danh sách của Cục (tính đến tháng 10/2026), Việt Nam nằm trong nhóm quốc tịch phải nộp nhóm giấy này khi xin thay đổi. Nội dung cụ thể nằm ở trang hướng dẫn riêng của Cục — nhờ công ty mới hoặc cơ quan hỗ trợ kiểm tra và chuẩn bị cùng bạn.

• Giấy cam kết thực hiện nghĩa vụ công — chỉ khi còn nợ thuế, phí bảo hiểm hoặc lương hưu — 公的義務履行こうてきぎむりこうに関かんする誓約書せいやくしょ

  Mẫu tham khảo 第１－２６号. Giống trường hợp A.

  Tải file chính thức của Cục

Giấy phía công ty mới — công ty tự chuẩn bị, bạn nhận bản sao để nộp cùng:

• Bảng概要 công ty tiếp nhận — 特定技能所属機関概要書とくていぎのうしょぞくきかんがいようしょ

  Mẫu tham khảo 第１－１１－１号. Công ty mới tự điền.

  Tải file chính thức của Cục

• Giấy đăng ký công ty — 登記事項証明書とうきじこうしょうめいしょ

  Giấy phía Nhật cấp phải trong vòng 3 tháng.

• Nhóm giấy thuế của công ty: giấy chứng nhận nộp thuế (mẫu số 3) ở cơ quan thuế + giấy chứng nhận nộp thuế cư trú pháp nhân 2 năm gần nhất — 納税証明書のうぜいしょうめいしょ（その３）・法人住民税ほうじんじゅうみんぜいの納税証明書のうぜいしょうめいしょ

• Nhóm giấy bảo hiểm của công ty: giấy chứng nhận đã nộp phí bảo hiểm lao động (không còn nợ) + hồ sơ đã nộp bảo hiểm xã hội — 労働保険料等納付証明書ろうどうほけんりょうとうのうふしょうめいしょ・社会保険料納入状況回答票しゃかいほけんりょうのうにゅうじょうきょうかいとうひょう

• Bản sao giấy cư trú của ban lãnh đạo công ty — 役員やくいんの住民票じゅうみんひょうの写うつし

  Loại có ghi quê quán （本籍）, không có số My Number.

• Danh sách và sơ yếu lý lịch người phụ trách hỗ trợ — chỉ khi công ty tự hỗ trợ — 支援責任者しえんせきにんしゃ・支援担当者しえんたんとうしゃの名簿及めいぼおよび履歴書りれきしょ

  Công ty ủy thác toàn bộ cho cơ quan hỗ trợ đăng ký thì thay bằng giấy giải trình về hợp đồng ủy thác hỗ trợ (mẫu tham khảo 第１－２５号）, do công ty chuẩn bị khi thuộc diện phải nộp.

• Lưu ý miễn nộp: công ty đã tiếp nhận lao động Tokutei trong cùng năm tài chính và đã nộp nhóm giấy này rồi thì được miễn

  Công ty mới của bạn sẽ tự biết mình thuộc diện miễn hay không — bạn chỉ cần hỏi lại họ cho chắc.

Mục 2Cách điền đơn

1. 1

   Ảnh thẻ: Dán ảnh chụp chính mình trong vòng 6 tháng trước ngày nộp, cỡ dọc 40mm × ngang 30mm, mặt rõ, không đội mũ, nền trơn.

2. 2

   Quốc tịch・vùng (ô 1): Ghi theo hộ chiếu — người Việt ghi ベトナム.

3. 3

   Ngày sinh (ô 2): Ghi đúng như trên hộ chiếu và thẻ lưu trú.

4. 4

   Họ tên (ô 3): Ghi họ tên bằng chữ Latin viết hoa đúng như hộ chiếu; nếu bạn có tên viết bằng chữ Nhật thì ghi tiếp phía sau như bản mẫu.

5. 5

   Giới tính (ô 4): Khoanh tròn 男 (nam) hoặc 女 (nữ).

6. 6

   Tình trạng hôn nhân (ô 5): Khoanh 有 nếu đã kết hôn, 無 nếu còn độc thân.

7. 7

   Nghề nghiệp (ô 6): Ghi nghề bạn đang làm ở Nhật — bản mẫu ghi 溶接工 (thợ hàn); bạn ghi nghề của mình, ví dụ nhân viên điều dưỡng, lái xe tải.

8. 8

   Địa chỉ ở quê nhà (ô 7): Ghi địa chỉ gia đình ở Việt Nam; có thể ghi bằng chữ Latin.

9. 9

   Địa chỉ đang ở tại Nhật (ô 8): Ghi đầy đủ đến số nhà, tên tòa nhà, số phòng — giống địa chỉ ở mặt sau thẻ lưu trú.

10. 10

    Số điện thoại nhà (ô 9): Có điện thoại bàn thì ghi; không có thì ghi số di động của bạn.

11. 11

    Số điện thoại di động (ô 9): Ghi số bạn đang dùng — Cục gọi vào số này khi cần bổ sung giấy tờ.

12. 12

    Hộ chiếu (ô 10): (1) Số hộ chiếu; (2) ngày hết hạn — ghi đúng trên hộ chiếu.

13. 13

    Tư cách lưu trú hiện tại (ô 11): Ghi 特定技能， kỳ hạn hiện tại (ví dụ １年) và ngày hết hạn in trên thẻ lưu trú.

14. 14

    Số thẻ lưu trú (ô 12): Dãy 12 ký tự ở góc phải phía trên của thẻ lưu trú.

15. 15

    Thời hạn lưu trú mong muốn (ô 13): Tokutei Gino 1 mỗi lần cấp tối đa 1 năm nên ghi １年. Cục quyết định cuối cùng, có thể khác mong muốn.

16. 16

    Lý do gia hạn (ô 14): Ghi ngắn gọn — bản mẫu: 「１号特定技能外国人として就労するため。」(Để tiếp tục làm việc với tư cách lao động Tokutei Gino 1).

17. 17

    Tiền án, tiền sự (ô 15): Khoanh 無 nếu chưa từng bị xử lý hình sự ở Nhật hay ở nước ngoài — kể cả phạt vì vi phạm giao thông nghiêm trọng. Nếu từng bị, khoanh 有 và ghi cụ thể nội dung.

18. 18

    Người thân đang ở Nhật và người sống cùng (ô 16): Không có ai thì khoanh 無 và để trống bảng bên dưới. Có thì điền từng người: quan hệ, họ tên, ngày sinh, quốc tịch, có sống cùng hay không, nơi làm việc/trường học, số thẻ lưu trú.

1. 19

   Công ty tiếp nhận (ô 17): （特定技能所属機関） (1) Tên công ty bạn đang làm; (2) địa chỉ trụ sở và số điện thoại — ghi đúng như trong hợp đồng lao động.

2. 20

   Trình độ tay nghề (ô 18): （技能水準） Cho biết bạn chứng minh tay nghề bằng cách nào. Đa số người Việt đi bằng kỳ thi: tích vào ô chứng minh bằng kỳ thi, ghi tên kỳ thi tay nghề đã đỗ và nơi thi (Nhật Bản hay Việt Nam). Ai đi lên từ thực tập sinh kỹ năng số 2 thì tích ô hoàn thành tốt thực tập sinh số 2 và xem số 22.

3. 21

   Trình độ tiếng Nhật (ô 19): （日本語能力） Ghi kỳ thi tiếng Nhật đã đỗ — JLPT từ N4 trở lên hoặc JFT-Basic — và nơi thi. Riêng lái taxi và xe buýt cần N3 trở lên. Người đi lên từ thực tập sinh số 2 hoàn thành tốt thì tích ô tương ứng.

4. 22

   Chi tiết thực tập sinh số 2 (ô 20): CHỈ điền khi ở số 20 hoặc 21 bạn chọn đường thực tập sinh. Ghi ngành nghề・công việc đã thực tập và cách chứng minh đã hoàn thành tốt (đỗ kỳ thi tay nghề bậc 3, hoặc giấy chứng nhận tình trạng thực tập). Đi đường kỳ thi thì để trống cả ô này.

5. 23

   Tổng thời gian đã ở theo Tokutei Gino 1 (ô 21): Cộng TẤT CẢ thời gian bạn đã lưu trú bằng Tokutei Gino 1 tính đến ngày nộp, kể cả thời gian ở công ty cũ. Tổng tối đa là 5 năm — đã gần đủ 5 năm thì không gia hạn thêm được nữa.

1. 24

   Tiền đặt cọc・giữ tài sản・phạt tiền (ô 22): Nếu không ai thu tiền đặt cọc của bạn, không giữ tài sản, không có hợp đồng phạt tiền thì khoanh 無. Nếu có, khoanh 有 và ghi tên cơ quan thu/giữ cùng số tiền.

2. 25

   Phí trả cho cơ quan ở nước ngoài (ô 23): Nếu trước khi sang Nhật bạn có trả phí cho công ty phái cử ở Việt Nam, khoanh 有， ghi tên công ty và số tiền đã trả (quy đổi ra yên Nhật) — với điều kiện bạn đã hiểu rõ khoản phí và đồng ý. Không trả khoản nào thì khoanh 無.

3. 26

   Thủ tục ở nước nhà (ô 24): Việt Nam có thủ tục riêng theo thỏa thuận giữa hai nước. Nếu bạn đã làm đủ thủ tục phía Việt Nam trước khi sang thì khoanh 有.

4. 27

   Chi phí định kỳ phải tự trả (ô 25): Ví dụ tiền nhà, tiền điện nước trừ vào lương hằng tháng. Nếu bạn đã hiểu rõ nội dung các khoản này và đồng ý thì khoanh 有； không có khoản nào thì khoanh 無.

5. 28

   Chuyển giao kỹ năng về nước (ô 26): Ô này CHỈ dành cho người từng là thực tập sinh và muốn lên Tokutei Gino 2. Gia hạn Gino 1 thì để trống.

6. 29

   Tiêu chuẩn riêng theo ngành (ô 27): Chỉ điền khi ngành của bạn có tiêu chuẩn riêng do Cục quy định. Đa số trường hợp để trống — không chắc thì hỏi công ty hoặc cơ quan hỗ trợ của bạn.

7. 30

   Quá trình làm việc (ô 28): （職歴） Ghi các công việc đã làm cả ở Việt Nam và Nhật theo thứ tự thời gian: tháng năm vào, tháng năm nghỉ, tên công ty. Công việc hiện tại thì để trống cột ngày nghỉ.

8. Ô 29 — Người đại diện pháp lý （代理人）: Chỉ điền khi cha, mẹ hoặc người giám hộ nộp thay cho người chưa thành niên. Người lao động tự nộp thì để trống.

9. 31

   Chữ ký và ngày viết đơn: Ký tên của bạn (giống chữ ký trong hộ chiếu) và ghi ngày viết đơn. Phải tự ký tay. Nếu sau khi viết mà thông tin thay đổi, bạn tự sửa chỗ thay đổi và ký tên ngay cạnh chỗ sửa.

10. 32

    Người nộp hộ （取次者）: Chỉ điền khi người có chứng chỉ nộp hộ (nhân viên cơ quan hỗ trợ đăng ký, luật sư hành chính...) nộp thay bạn. Bạn tự đi nộp thì để trống.

Phần công ty điền — 所属機関等作成用

1. Phần này có 4 tờ （所属機関等作成用１〜４Ｖ): Tờ 1 ghi về hợp đồng: thời gian hợp đồng, nội dung công việc và ngành, mã nghề tra trong bảng 職種一覧 kèm theo file đơn (bản mẫu của Cục điền mã 102), giờ làm, lương tháng, cách trả lương. Các tờ sau ghi các cam kết của công ty: đối xử công bằng với người Nhật, hỗ trợ đời sống, người phụ trách hỗ trợ.

2. Khi gia hạn thì phần công ty KHÔNG phải nộp: Theo danh mục của Cục, lúc gia hạn chỉ nộp phần bạn điền （第１表） và giấy theo ngành （第３表）. Phần công ty （第２表） chỉ nộp khi xin mới hoặc khi chuyển công ty. Dù vậy, cứ in sẵn và nhờ công ty xác nhận thông tin hợp đồng trước khi nộp — sai lệch giữa đơn và hợp đồng là lỗi hay gặp.

Mục 3File tải về

Tất cả là file gốc trên trang của Cục Xuất nhập cảnh (moj.go.jp). File Excel mở ra có sẵn cả tờ của người xin và tờ của công ty, điền trực tiếp trên máy rồi in.

• Đơn xin gia hạn (Excel): tải file Excel / bản PDF để in điền tay
• Đơn xin thay đổi tư cách khi chuyển công ty (Excel): tải file Excel / bản PDF để in điền tay
• Bản mẫu đã điền của Cục — đơn gia hạn: tải bản mẫu (PDF) / đơn thay đổi: tải bản mẫu (PDF)
• Bảng kiểm giấy tờ khi gia hạn — phần người xin （第１表）: tải file Excel / phần theo ngành （第３表）: tải file Excel
• Bảng kiểm giấy tờ khi chuyển công ty — phần người xin （第１表）: tải file Excel / phần công ty （第２表の２）: tải file Excel
• Trang biểu mẫu Tokutei của Cục (có mọi mẫu giấy tham khảo 第１－３号〜第１－２６号）: mở trang biểu mẫu
• Trang tư cách Tokutei của Cục (danh mục giấy tờ đầy đủ): mở trang tư cách 特定技能

Mục 4Lệ phí

Từ ngày 01/10/2026, lệ phí tính theo thời hạn được cấp (không phải thời hạn xin) và tính theo ngày Cục tiếp nhận hồ sơ. Gia hạn và thay đổi tư cách dùng chung một bảng. Tokutei Gino 1 mỗi lần cấp tối đa 1 năm, nên trên thực tế bạn chủ yếu gặp hai mức: cấp 4 hoặc 6 tháng là 18.000 yên (nộp online 15.000 yên), cấp 1 năm là 33.000 yên (nộp online 27.000 yên). Phí chỉ trả khi có kết quả cấp phép.

Nộp online còn cộng phí xử lý thanh toán trên hệ thống: 330 yên nếu thời hạn cấp dưới 3 năm, 550 yên nếu từ 3 năm trở lên. Hồ sơ được Cục tiếp nhận đến hết ngày 30/09/2026 vẫn tính giá cũ (6.000 yên tại quầy, 5.500 yên online).

Mục 5Lưu ý hay sai

• Chuyển công ty không phải là gia hạn. Phải xin thay đổi tư cách và chỉ đi làm ở công ty mới sau khi có phép — làm trước là làm việc ngoài tư cách lưu trú.
• Sau khi vào công ty mới (hoặc khi rời công ty cũ), phải nộp thông báo thay đổi cơ quan trực thuộc （所属機関に関する届出） trong vòng 14 ngày. Đây là thủ tục thông báo riêng, khác với đơn xin thay đổi tư cách ở trên.
• Tổng thời gian Tokutei Gino 1 tối đa 5 năm, cộng dồn qua mọi công ty. Tính trước khi nộp — đủ 5 năm rồi thì không gia hạn hay chuyển công ty theo Gino 1 được nữa.
• Nợ thuế, nợ phí bảo hiểm y tế hoặc lương hưu là lý do bị yêu cầu bổ sung (và có thể bị từ chối) hay gặp nhất. Kiểm tra và nộp đủ trước khi nộp hồ sơ; còn nợ thì nộp kèm giấy cam kết thực hiện nghĩa vụ công.
• Giấy tờ do cơ quan phía Nhật cấp phải còn trong vòng 3 tháng tính đến ngày nộp; ảnh thẻ chụp trong vòng 6 tháng. Giấy tờ tiếng Việt phải kèm bản dịch tiếng Nhật (ghi tên người dịch).
• Khi nộp bản sao thông tin bảo hiểm hoặc lịch sử lương hưu, phải che (masking) số bảo hiểm và số lương hưu cơ bản — Cục ghi rõ yêu cầu này trong danh mục.
• Bản sao hợp đồng thiếu chữ ký, hoặc hợp đồng không có bản bằng ngôn ngữ bạn hiểu, là bị yêu cầu nộp lại. Kiểm tra trước khi nộp.
• Giấy chứng nhận thành viên hội đồng ngành （第３表） do công ty hoặc cơ quan hỗ trợ giữ — nhắc họ chuẩn bị từ sớm, đừng đợi đến ngày nộp mới xin.
• Ngành điều dưỡng, xây dựng và lái taxi・xe buýt có giấy riêng theo ngành. Đối chiếu đúng bảng kiểm 第３表 của ngành mình, đừng dùng chung danh mục của ngành khác.
• Thời gian nghỉ việc kéo dài giữa hai công ty có thể bị hỏi lý do khi xét duyệt. Giữ lại giấy tờ chứng minh quá trình tìm việc và ngày vào công ty mới.