Hướng dẫn visa

Xin Vĩnh trú

Thủ tục: 永住許可申請えいじゅうきょかしんせい (xin cấp phép vĩnh trú — đơn xin mới theo Điều 22 Luật Quản lý xuất nhập cảnh, không phải gia hạn)

Mục 1Điều kiện xin vĩnh trú

Cục đang trong giai đoạn đổi hướng dẫn xét duyệt, nên trước hết phải rõ hồ sơ của bạn bị xét theo bản nào:

• Hồ sơ nộp đến hết 31/03/2027: xét theo Hướng dẫn bản sửa đổi ngày 24/02/2026. Trang này viết theo bản đó.
• Riêng phần thu nhập: từ các hồ sơ nộp từ 01/04/2026, Cục đã áp dụng trước cách xét mới của bản sửa đổi ngày 01/10/2026 — thu nhập của cả hộ gia đình phải liên tục đạt mức cao hơn thu nhập bình quân của hộ gia đình Nhật có cùng số người. Cục không công bố một con số yên cụ thể.
• Hồ sơ nộp từ 01/04/2027: áp dụng toàn bộ bản sửa đổi 01/10/2026. Bản mới xét thêm: số tiền lương hưu dự kiến được nhận trong tương lai, năng lực tiếng Nhật tương đương B1, mức hiểu biết về chế độ và quy tắc của Nhật, và việc con trong độ tuổi đi học có đang đến trường hay không. Trường hợp rút ngắn cho vợ/chồng của người Nhật/người vĩnh trú cũng chặt hơn (hôn nhân thực tế 5 năm trở lên và ở Nhật 3 năm trở lên). Ai định nộp sau mốc này cần đọc thêm bản mới trên trang của Cục.

Trường hợp được rút ngắn thời gian ở

Không phải ai cũng cần đủ 10 năm. Hướng dẫn của Cục có các trường hợp ngoại lệ sau (vẫn phải đáp ứng các điều kiện còn lại):

• Vợ/chồng của người Nhật, người vĩnh trú hoặc người vĩnh trú đặc biệt: hôn nhân có thực chất từ 3 năm trở lên và đã ở Nhật liên tục 1 năm trở lên. Con ruột của họ: ở Nhật liên tục 1 năm trở lên.
• Người có tư cách Định cư （定住者）: đã ở Nhật liên tục 5 năm trở lên với tư cách này.
• Người được công nhận tị nạn hoặc đối tượng bảo hộ bổ sung: ở Nhật liên tục 5 năm trở lên kể từ khi được công nhận.
• Người có đóng góp cho Nhật trong các lĩnh vực ngoại giao, xã hội, kinh tế, văn hóa...: ở Nhật 5 năm trở lên (Cục có hướng dẫn riêng về đóng góp; hướng dẫn này sẽ bỏ từ 31/03/2027).
• Người làm việc theo kế hoạch phục hồi khu vực được chứng nhận: ở Nhật 3 năm trở lên.
• Nhân lực chất lượng cao theo thang điểm （高度人材）: đạt 70 điểm trở lên và giữ mức điểm đó (hoặc đạt 70 điểm tại thời điểm 3 năm trước) trong 3 năm ở Nhật — rút xuống còn 1 năm nếu đạt 80 điểm trở lên.
• Nhân lực chất lượng cao đặc biệt （特別高度人材）: ở Nhật 1 năm trở lên theo diện này.
• Miễn điều kiện: vợ/chồng hoặc con của người Nhật, người vĩnh trú, người vĩnh trú đặc biệt thì không cần đáp ứng Điều kiện 1 và Điều kiện 2. Người tị nạn, đối tượng bảo hộ bổ sung thì không cần Điều kiện 2.

Mục 2Giấy tờ cần chuẩn bị

Danh mục giấy tờ khác nhau theo tư cách hiện tại của bạn. Trang này trình bày đầy đủ nhóm đông nhất — visa lao động; hai nhóm vợ/chồng của người Nhật/người vĩnh trú và nhóm Định cư trình bày đủ theo danh mục của Cục nhưng gọn hơn. Trọng tâm xét duyệt hiện nay nằm ở ba nhóm giấy: thuế (5 năm gần nhất), lương hưu và bảo hiểm y tế (2 năm gần nhất) — chuẩn bị hai nhóm này trước tiên.

Nhóm visa lao động (Kỹ sư, Kỹ năng, Kinh doanh... và visa Gia đình đi kèm)

• Đơn xin vĩnh trú — 永住許可申請書えいじゅうきょかしんせいしょ

  1 bộ gồm 2 tờ （その1・その2), tải ở mục File tải về. Cách điền xem ở mục Cách điền đơn. In A4, mỗi tờ in một mặt — Cục ghi rõ không in hai mặt.

  Tải file chính thức của Cục

• Ảnh 4cm × 3cm

  1 tấm, chụp trong vòng 6 tháng, đúng quy cách của Cục, dán vào ô ảnh trên tờ 1 của đơn (cũng được in trực tiếp ảnh vào đơn nếu ảnh đạt quy cách). Trẻ dưới 1 tuổi tại ngày nhận thẻ mới thì không cần ảnh.

• Thư lý do xin vĩnh trú — 理由書りゆうしょ

  1 bản, mẫu tự do — giấy tự soạn quan trọng nhất của hồ sơ này. Viết vì sao bạn cần vĩnh trú và vì sao đủ điều kiện. Cách viết chi tiết ở mục Cách viết giấy tự soạn. Viết bằng ngôn ngữ khác tiếng Nhật thì phải kèm bản dịch tiếng Nhật.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Giấy chứng minh quan hệ thân nhân — chỉ người đang có visa Gia đình mới nộp

  Người xin đang giữ tư cách 家族滞在 thì nộp giấy chứng minh quan hệ với người bảo lãnh: vợ/chồng nộp giấy chứng nhận kết hôn, con nộp giấy khai sinh (kết hôn/khai sinh tại Nhật thì nộp 婚姻届受理証明書 / 出生届受理証明書 xin ở tòa thị chính). Sổ hộ tịch 戸籍謄本 trong danh mục của Cục chỉ áp dụng khi có người quốc tịch Nhật. Giấy do Việt Nam cấp phải kèm bản dịch tiếng Nhật và mang bản gốc đối chiếu.

• Giấy chứng nhận cư trú của cả nhà — 住民票じゅうみんひょう

  1 bản ghi đủ mọi thành viên trong hộ, xin ở ủy ban nơi ở (shiyakusho). Nhớ dặn: bỏ phần số My Number, còn lại không bỏ mục nào. Giấy cấp trong vòng 3 tháng.

• Giấy chứng minh nghề nghiệp của bạn hoặc người nuôi bạn

  Đang làm công ty: giấy chứng nhận đang làm việc （在職証明書， 1 bản — công ty cấp, mục Cách viết có dàn ý nếu công ty không có mẫu). Tự kinh doanh: bản sao tờ khai thuế cuối cùng （確定申告書控え） và bản sao giấy phép kinh doanh nếu có. Trường hợp còn lại (thất nghiệp, làm tự do...) thì nộp thêm bản giải trình nghề nghiệp ở mục ngay dưới đây.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Bản giải trình nghề nghiệp — trường hợp còn lại (làm tự do, thất nghiệp...) — 職業しょくぎょうに係かかる説明書せつめいしょ

  Không thuộc diện làm công ty hay tự kinh doanh có khai thuế rõ ràng thì nộp bản giải trình nghề nghiệp mẫu tự do này, kèm giấy tờ chứng minh. Cả hai vợ chồng đều không có việc làm cũng vẫn phải nộp, ghi rõ đang sống bằng khoản tiền nào. Dàn ý và cách viết ở mục Cách viết giấy tự soạn.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Giấy tờ thu nhập và thuế — 5 năm gần nhất (trọng tâm của hồ sơ)

  Xem tách chi tiết ở 3 mục con ngay dưới đây: thuế cư trú, thuế quốc gia, và giấy chứng minh thu nhập khác. Đây là nhóm giấy Cục xét nặng nhất.

• Giấy chứng nhận thuế cư trú 5 năm gần nhất — 課税証明書かぜいしょうめいしょ・納税証明書のうぜいしょうめいしょ

  Mỗi năm 1 bản chứng nhận tính thuế (hoặc miễn thuế) và 1 bản chứng nhận đã nộp thuế của thuế cư trú （住民税）, xin ở ủy ban nơi ở. Bản nào ghi đủ cả tổng thu nhập năm và tình trạng nộp thuế thì chỉ cần 1 loại. Ủy ban chỉ cấp được ít năm hơn thì nộp tối đa số năm cấp được. Thêm: giấy chứng minh đã nộp đúng hạn (bản sao sổ ngân hàng, biên lai nộp) cho những khoảng thời gian thuế không trừ qua lương （特別徴収）; nếu cả 5 năm đều trừ qua lương thì không cần phần này.

• Giấy chứng nhận nộp thuế quốc gia — 納税証明書のうぜいしょうめいしょ（その３）

  Xin ở cơ quan thuế （税務署） phụ trách nơi ở. Phải xin đủ cả 5 loại thuế: thuế thu nhập khấu trừ tại nguồn và thuế đặc biệt phục hưng, thuế thu nhập khai báo và thuế đặc biệt phục hưng, thuế tiêu thụ và thuế tiêu thụ địa phương, thuế thừa kế, thuế quà tặng. Giấy này chứng nhận tại ngày cấp không còn nợ thuế nên không cần ghi khoảng thời gian.

• Giấy chứng minh thu nhập khác

  Bản sao sổ tiết kiệm ngân hàng (đủ phần lịch sử giao dịch) hoặc giấy tương đương. In từ ngân hàng số (web banking) cũng được, nhưng phải là bản in không chỉnh sửa được (file Excel không được chấp nhận).

• Giấy tờ lương hưu và bảo hiểm y tế — 2 năm gần nhất (trọng tâm của hồ sơ)

  Xem tách chi tiết ở 2 mục con ngay dưới đây. Khi nộp giấy có in số lương hưu cơ bản, số của cơ quan bảo hiểm hoặc số ký hiệu người được bảo hiểm: phải che đen （マスキング） các số này sao cho không khôi phục lại được, theo đúng hướng dẫn của Cục.

• Giấy tờ tình trạng đóng lương hưu 2 năm gần nhất

  Bộ giấy do cơ quan lương hưu cấp: phiếu trả lời tra cứu hồ sơ người được bảo hiểm （被保険者記録照会回答票） kèm 2 bảng tra cứu đóng phí （納付I・納付II) — xin tại văn phòng lương hưu （年金事務所）. Cũng có thể dùng: bản in sổ lương hưu định kỳ （ねんきん定期便） loại phong bì ghi toàn bộ thời gian (bản bưu thiếp hằng năm không dùng được), hoặc bản in màn hình «hồ sơ lương hưu từng tháng» trên ねんきんネット. Từng có thời gian đóng lương hưu quốc dân （国民年金） trong 2 năm qua: nộp thêm bản sao toàn bộ biên lai đóng của thời gian đó; mất biên lai thì nộp thư lý do giải thích kèm bộ giấy hồ sơ ở trên — thư này cũng áp dụng tương tự khi mất biên lai bảo hiểm y tế quốc dân. Không có mẫu chính thức cho thư lý do — dàn ý và mẫu ViMai ở ngay dưới đây.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Giấy tờ tình trạng đóng bảo hiểm y tế 2 năm gần nhất

  Bản sao thẻ bảo hiểm y tế của cả nhà (đang dùng bảo hiểm của công ty: chỉ cần thẻ này nếu cả 2 năm đều ở bảo hiểm công ty). Dùng thẻ My Number làm thẻ bảo hiểm: nộp bản in màn hình thông tin thẻ trên Myna Portal thấy rõ ngày bắt đầu tư cách (trong vòng 3 tháng); không có thẻ My Number: nộp bản sao giấy xác nhận tư cách （資格確認証）. Từng có thời gian ở bảo hiểm y tế quốc dân （国民健康保険） trong 2 năm qua: nộp thêm giấy chứng nhận đã nộp phí （納付証明書） và bản sao toàn bộ biên lai của thời gian đó; mất biên lai thì nộp thư lý do giải thích.

• Giấy tờ bảo hiểm xã hội của nơi làm việc — chỉ khi bạn là chủ cơ sở áp dụng bảo hiểm xã hội

  Nếu bạn là chủ doanh nghiệp thuộc diện áp dụng bảo hiểm xã hội （社会保険適用事業所）, nộp thêm cho khoảng thời gian làm chủ trong 2 năm qua: bản sao biên lai đóng bảo hiểm y tế・lương hưu hậu sinh của công ty, hoặc giấy chứng nhận/xác nhận đã nộp phí bảo hiểm xã hội do Cơ quan Lương hưu Nhật cấp.

• Giấy chứng minh tài sản

  Một trong các giấy: bản sao sổ tiết kiệm ngân hàng, giấy chứng nhận đăng ký bất động sản （登記事項証明書， xin ở Cục Pháp vụ hoặc xin cấp online), hoặc giấy tương đương. Danh mục của Cục ghi «nộp khi phù hợp （適宜）» — thực tế nên nộp để chứng minh nền tảng tài chính.

• Hộ chiếu và thẻ lưu trú

  Mang bản gốc để trình khi nộp. Không trình được hộ chiếu thì nộp thư lý do giải thích. Nếu có giấy phép hoạt động ngoài tư cách （資格外活動許可書） thì mang theo trình luôn.

• Giấy bảo lãnh và giấy tờ của người bảo lãnh — 身元保証書みもとほしょうしょ

  Giấy bảo lãnh （身元保証書） theo mẫu chính thức của Cục — người bảo lãnh điền và ký; đây là cam kết về mặt đạo lý và hỗ trợ cuộc sống, không phải bảo lãnh nợ pháp lý. Kèm giấy tờ rõ danh tính của người bảo lãnh (bản sao bằng lái xe...). Người bảo lãnh thường là vợ/chồng, người thân đang ở Nhật hoặc người đại diện công ty.

  Tải file chính thức của Cục

• Giấy tờ đóng góp cho Nhật — chỉ nộp khi có

  Bản sao bằng khen, thư cảm ơn, giấy khen thưởng; thư tiến cử của người đại diện công ty, trường, tổ chức; hoặc giấy tờ khác chứng minh đóng góp trong lĩnh vực của bạn. Không có thì bỏ qua, không bắt buộc.

• Tờ đồng ý — 了解書りょうかいしょ

  1 bản theo mẫu của Cục, bắt buộc từ 01/10/2021: bạn đồng ý rằng sau khi được vĩnh trú, nếu thuộc các trường hợp luật định (không nộp thuế, không đóng bảo hiểm...) thì tư cách vĩnh trú có thể bị hủy. Cục có cả bản tiếng Việt trên trang thủ tục để đọc hiểu trước khi ký bản tiếng Nhật.

  Tải file chính thức của Cục

• Giấy tờ tùy thân của người đi nộp thay — chỉ khi người khác nộp hộ

  Mang để trình khi người nộp không phải chính bạn (người thân, luật sư hành chính...). Dù người khác nộp, hộ chiếu và thẻ lưu trú gốc của bạn vẫn phải được mang theo.

Nhóm vợ/chồng, con của người Nhật / người vĩnh trú / người vĩnh trú đặc biệt

• Đơn xin vĩnh trú và ảnh 4cm × 3cm

  Giống nhóm lao động: đơn 2 tờ, in A4 một mặt; ảnh chụp trong 6 tháng dán vào đơn.

  Tải file chính thức của Cục

• Giấy chứng minh quan hệ thân nhân

  Vợ/chồng của người Nhật: sổ hộ tịch của vợ/chồng （戸籍謄本・全部事項証明書） + giấy chứng nhận kết hôn do cơ quan nước của bạn cấp. Con của người Nhật: sổ hộ tịch của cha/mẹ người Nhật. Vợ/chồng của người vĩnh trú: giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tương đương chứng minh quan hệ. Con của người vĩnh trú/vĩnh trú đặc biệt: giấy khai sinh hoặc giấy tương đương. Giấy nước ngoài kèm bản dịch tiếng Nhật.

• Giấy chứng nhận cư trú của cả nhà — 住民票じゅうみんひょう

  Xin ở ủy ban nơi ở: ghi đủ cả hộ, bỏ số My Number, không bỏ mục nào khác. Cấp trong vòng 3 tháng.

• Giấy chứng minh nghề nghiệp của bạn hoặc người nuôi bạn

  Đang làm công ty: giấy chứng nhận đang làm việc. Tự kinh doanh: bản sao tờ khai thuế + giấy phép kinh doanh nếu có. Trường hợp còn lại thì nộp thêm bản giải trình nghề nghiệp ở mục ngay dưới đây.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Bản giải trình nghề nghiệp — trường hợp còn lại (làm tự do, thất nghiệp...) — 職業しょくぎょうに係かかる説明書せつめいしょ

  Không thuộc diện làm công ty hay tự kinh doanh có khai thuế rõ ràng thì nộp bản giải trình nghề nghiệp mẫu tự do này, kèm giấy tờ chứng minh. Cả hai vợ chồng đều không có việc cũng vẫn phải nộp bản giải trình ghi rõ điều đó. Dàn ý và cách viết ở mục Cách viết giấy tự soạn.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Giấy tờ thu nhập và thuế — 3 năm gần nhất

  Ngắn hơn nhóm lao động (3 năm thay vì 5 năm): giấy chứng nhận tính thuế và đã nộp thuế cư trú từng năm; giấy chứng minh nộp đúng hạn cho thời gian thuế không trừ qua lương; giấy chứng nhận nộp thuế quốc gia （納税証明書 その３) đủ 5 loại thuế ở cơ quan thuế; thêm bản sao sổ ngân hàng hoặc giấy tương đương để chứng minh thu nhập. Riêng con ruột của người Nhật/người vĩnh trú/người vĩnh trú đặc biệt: chỉ cần 1 năm gần nhất.

• Giấy tờ lương hưu và bảo hiểm y tế — 2 năm gần nhất

  Cách lấy giống hệt nhóm lao động (hồ sơ tại văn phòng lương hưu hoặc ねんきんネット; thẻ bảo hiểm của cả nhà; biên lai cho thời gian ở bảo hiểm quốc dân). Nhớ che đen số lương hưu cơ bản và số bảo hiểm trước khi nộp. Riêng con ruột của người Nhật/người vĩnh trú/người vĩnh trú đặc biệt: chỉ cần 1 năm gần nhất.

• Bảng kê khai thân nhân — 親族一覧表しんぞくいちらんひょう

  Theo mẫu của Cục — chỉ người đang giữ tư cách «vợ/chồng của người Nhật» hoặc «vợ/chồng của người vĩnh trú» mới nộp (con ruột và con nuôi đặc biệt không phải nộp).

  Tải file chính thức của Cục

• Hộ chiếu, thẻ lưu trú, giấy bảo lãnh, tờ đồng ý

  Hộ chiếu và thẻ lưu trú mang gốc để trình. Giấy bảo lãnh （身元保証書） theo mẫu của Cục — với nhóm này người bảo lãnh thường chính là vợ/chồng của bạn, kèm giấy tờ danh tính của người bảo lãnh. Tờ đồng ý （了解書） 1 bản theo mẫu.

  Tải file chính thức của Cục

Nhóm Định cư （定住者）

• Đơn xin vĩnh trú, ảnh, thư lý do

  Giống nhóm lao động. Thư lý do là giấy tự soạn theo mẫu tự do — xem mục Cách viết giấy tự soạn.

  Tải file chính thức của Cục

• Giấy chứng minh quan hệ thân nhân — bắt buộc

  Vợ/chồng nộp giấy chứng nhận kết hôn, con nộp giấy khai sinh; kết hôn/khai sinh tại Nhật thì nộp giấy thụ lý của tòa thị chính (婚姻届受理証明書 / 出生届受理証明書); khai nhận con thì nộp 認知届の記載事項証明書. Sổ hộ tịch 戸籍謄本 chỉ áp dụng khi có người quốc tịch Nhật. Khác với nhóm lao động, nhóm Định cư ai cũng phải nộp. Giấy nước ngoài kèm bản dịch tiếng Nhật.

• Giấy chứng nhận cư trú của cả nhà và giấy chứng minh nghề nghiệp

  住民票 cả hộ (bỏ số My Number) xin ở ủy ban; nghề nghiệp chứng minh bằng giấy chứng nhận đang làm việc / tờ khai thuế của người tự kinh doanh / bản giải trình nghề nghiệp — giống nhóm lao động.

• Giấy tờ thu nhập và thuế — 5 năm gần nhất

  Giống hệt nhóm lao động: thuế cư trú 5 năm (chứng nhận tính thuế + đã nộp thuế + bằng chứng nộp đúng hạn cho phần không trừ qua lương), giấy chứng nhận nộp thuế quốc gia （その３) đủ 5 loại thuế, và giấy chứng minh thu nhập như bản sao sổ ngân hàng.

• Giấy tờ lương hưu và bảo hiểm y tế — 2 năm gần nhất

  Giống hệt nhóm lao động, gồm cả phần của chủ cơ sở bảo hiểm xã hội nếu bạn là chủ. Nhớ che số lương hưu và số bảo hiểm.

• Giấy chứng minh tài sản, giấy tờ đóng góp (nếu có), hộ chiếu, thẻ lưu trú, giấy bảo lãnh, tờ đồng ý

  Giống nhóm lao động: tài sản nộp «khi phù hợp»; giấy bảo lãnh theo mẫu của Cục kèm giấy tờ danh tính người bảo lãnh; tờ đồng ý 1 bản.

  Tải file chính thức của Cục

Lộ trình điểm nhân lực chất lượng cao

Nên chuẩn bị sẵn — không bắt buộc, nhưng hay bị yêu cầu bổ sung

• Bản sao giấy khấu trừ thuế tại nguồn 5 năm gần nhất — 源泉徴収票げんせんちょうしゅうひょう

  Không nằm trong danh mục, nhưng là bằng chứng thu nhập liền mạch nhất — công ty cấp lại được nếu đã làm mất. Nên nộp kèm để phần thu nhập tự khớp nhau.

• Bảng lương 3 tháng gần nhất và bản sao hợp đồng lao động

  Giúp Cục thấy thu nhập hiện tại đang tiếp diễn, nhất là khi bạn mới chuyển việc hoặc mới tăng lương.

• Giấy chứng nhận số dư ngân hàng — 残高証明書ざんだかしょうめいしょ

  Ngân hàng cấp. Hữu ích khi sổ tiết kiệm nộp kèm chưa thể hiện rõ nền tảng tài sản, hoặc khi muốn nhấn mạnh khoản tích lũy.

• Chứng chỉ năng lực tiếng Nhật và bằng cấp, chứng chỉ nghề

  Hiện tại chưa phải giấy bắt buộc. Nhưng từ hồ sơ nộp sau 01/04/2027, năng lực tiếng Nhật tương đương B1 trở thành một yếu tố xét — giữ và nộp kèm các chứng chỉ đã có (JLPT, BJT, JPT...) không thừa.

• Bản dịch tiếng Nhật của giấy tờ do Việt Nam cấp — 翻訳文ほんやくぶん

  Giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn do Việt Nam cấp dùng để chứng minh quan hệ thân nhân đều phải kèm bản dịch tiếng Nhật. Bản dịch không cần công chứng; ai biết tiếng Nhật cũng dịch được, kể cả chính bạn. Dàn ý và câu mẫu ở cuối bản dịch xem ở mục Cách viết giấy tự soạn.

  Tải mẫu ViMai (PDF) · Tải mẫu ViMai (Excel để điền)

• Bản tự kiểm tra điều kiện của Cục, điền sẵn — 永住許可申請えいじゅうきょかしんせいセルフチェックシート

  Cục đề nghị nộp kèm bảng tự kiểm tra theo nhóm của mình (tải ở mục File tải về). Chỉ cần một ô trả lời «không» là nguy cơ bị từ chối đã cao — hãy tự kiểm tra trung thực trước khi quyết định nộp.

Giấy tờ do Việt Nam cấp nộp cho Cục phải kèm bản dịch tiếng Nhật (không cần công chứng). Cách tự dịch, bảng thuật ngữ và mẫu dịch miễn phí xem tại: Hướng dẫn tự dịch giấy tờ sang tiếng Nhật

Ghi chú chính thức của Cục

• Giấy tờ do phía Nhật cấp phải được cấp trong vòng 3 tháng tính đến ngày nộp. Giấy tờ viết bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch tiếng Nhật.
• Đơn và các mẫu in khổ A4, in từng tờ một mặt — Cục ghi rõ không in hai mặt.
• Giấy tờ đã nộp theo nguyên tắc không được trả lại. Giấy gốc khó xin lại mà muốn được trả thì phải nói ngay lúc nộp.
• Thiếu giấy là審査 bị chậm rõ rệt, thậm chí bị xử lý bất lợi, và Cục ưu tiên xét hồ sơ đủ giấy trước — Cục ghi thẳng điều này trên trang thủ tục.
• Ngoài danh mục, trong lúc xét Cục vẫn có thể yêu cầu thêm giấy khác. Nhận được yêu cầu bổ sung thì nộp càng sớm càng tốt.
• Trước khi nộp, hãy đối chiếu bảng kiểm tra giấy tờ （提出書類チェックシート） đúng nhóm của mình và tự kiểm tra điều kiện bằng bảng tự kiểm tra （セルフチェックシート） — cả hai đều là file chính thức của Cục, tải ở mục File tải về.

Mục 3Cách điền đơn

1. 1

   Quốc tịch・khu vực: Ghi quốc tịch của bạn — người Việt ghi ベトナム.

2. 2

   Ngày sinh: Năm – tháng – ngày theo dương lịch, khớp hộ chiếu.

3. 3

   Họ tên: Chữ Latin đúng từng chữ như trang thông tin hộ chiếu (họ trước, tên sau). Đây là lưu ý chính thức in ngay dưới đơn.

4. 4

   Giới tính: Khoanh 男 (nam) hoặc 女 (nữ).

5. 5

   Nơi sinh: Nước/tỉnh nơi bạn sinh ra.

6. 6

   Tình trạng hôn nhân: Khoanh 有 nếu đã kết hôn, 無 nếu chưa.

7. 7

   Nghề nghiệp: Nghề hiện tại, ví dụ 会社員 (nhân viên công ty).

8. 8

   Địa chỉ ở nước nhà: Địa chỉ thường trú tại Việt Nam.

9. 9

   Địa chỉ ở Nhật và điện thoại: Đúng địa chỉ đã đăng ký cư trú (khớp thẻ lưu trú và 住民票）. Ghi cả điện thoại cố định (không có thì để trống) và số di động — Cục liên lạc qua số này khi cần bổ sung giấy tờ.

10. 10

    Hộ chiếu: Số hộ chiếu và ngày hết hạn.

11. 11

    Tư cách lưu trú hiện tại: Tên tư cách, thời hạn (ví dụ 3 năm, 5 năm) và ngày hết hạn — chép đúng trên thẻ lưu trú. Không chắc thời hạn thì dùng ứng dụng đọc thẻ của Cục; vẫn không rõ thì ghi 不明 theo hướng dẫn trên đơn.

12. 12

    Số thẻ lưu trú: 12 ký tự ở góc trên bên phải mặt trước thẻ.

13. 13

    Tiền án, tiền sự: Tính cả ở nước ngoài. Có thì ghi cụ thể tên tội và nội dung xử lý vào phần trống; không có thì khoanh 無. Khai sai ở ô này bị đánh giá rất nặng.

14. 14

    Lý do xin vĩnh trú: Chỉ ghi ngắn gọn một câu — mẫu của Cục: «今後も日本で生活するため» (vì muốn tiếp tục sống ở Nhật). Lý do đầy đủ trình bày trong 理由書 nộp kèm, đừng viết dài vào ô này.

15. 15

    Xuất nhập cảnh bằng thân phận khác: Trước đây từng vào/ra Nhật bằng quốc tịch, họ tên hoặc ngày sinh khác với ô 1–3 thì khoanh 有 và điền phần bên dưới (thân phận khi đó, ngày nhập/xuất cảnh gần nhất). Không có thì khoanh 無.

16. 16

    Quá trình kể từ lần nhập cảnh này: Học vấn và công việc theo thứ tự thời gian: vào trường/vào công ty, tốt nghiệp/thôi việc. Điền thêm 2 ô: tổng số năm đã ở kể từ lần nhập cảnh này và ngày kết hôn (nếu có). Không đủ chỗ thì viết ra giấy A4 riêng, ghi rõ là phần tiếp của ô 16 rồi kẹp vào đơn.

1. 17

   Người duy trì sinh kế chính: (1) Quan hệ với người xin — thường tích 本人 (chính bạn). (2) Nơi làm việc: tên công ty, chi nhánh, địa chỉ, điện thoại. (3) Thu nhập năm gần nhất: ghi số trước thuế, phải khớp giấy chứng nhận thuế và 源泉徴収票.

2. 18

   Thân nhân ở Nhật và người sống cùng: Liệt kê cha, mẹ, vợ/chồng, con, anh chị em, ông bà, cô chú bác đang ở Nhật và mọi người đang sống cùng nhà: quan hệ, họ tên, ngày sinh, quốc tịch, có sống cùng không （はい/いいえ）, nơi làm việc hoặc trường học, số thẻ lưu trú. Người Nhật thì cột số thẻ ghi なし.

3. 19

   Người bảo lãnh ở Nhật: Họ tên, quốc tịch, địa chỉ, điện thoại, nghề nghiệp và quan hệ với bạn của người ký 身元保証書. Phải khớp từng mục với tờ bảo lãnh nộp kèm.

4. 20

   Đại diện pháp lý: Chỉ điền khi nộp qua đại diện pháp lý (cha/mẹ nộp cho con chưa thành niên, người giám hộ...). Tự nộp hoặc nhờ người thân nộp thay thông thường thì bỏ trống. Phần 取次者 ở cuối tờ dành cho người được ủy quyền nộp thay có đăng ký — tự đi nộp thì không điền.

5. Chữ ký cuối tờ 2 (không đánh số): Người xin tự ký tay (ký tên, không thay bằng dấu) và tự ghi ngày viết đơn. Sau khi viết đơn mà nội dung thay đổi thì gạch sửa, ký tên vào chỗ sửa rồi mới nộp — đây là lưu ý in sẵn trên đơn.

Mục 4Cách viết giấy tự soạn

Các giấy dưới đây không có mẫu chính thức của Cục nên trang này hướng dẫn cách viết chi tiết. Cứ bám đúng dàn ý, thay bằng thông tin thật của mình. Mẫu ViMai (PDF + Excel) soạn theo đúng các dàn ý này đã có sẵn để tải về điền — link tải gắn tại từng giấy trong danh mục giấy tờ ở các mục trên.

Chuẩn trình bày chung cho giấy tự soạn

• Khổ giấy A4, in một mặt. Giấy in hai mặt dễ bị yêu cầu in lại — với đơn của Cục, trang thủ tục ghi rõ «in từng tờ một mặt, không in hai mặt».
• Font chữ Nhật chuẩn: MS 明朝 (MS Mincho) hoặc 游明朝, cỡ chữ 11–12; tiêu đề có thể dùng MS ゴシック đậm. Không dùng font lạ, khó đọc.
• Bố cục trang trọng: ngày tháng ghi ở góc trên bên phải; tiêu đề căn giữa trang; cuối văn bản ghi họ tên người viết và đóng dấu cá nhân （認印） nếu có.
• Văn phong lịch sự, câu ngắn, dùng thể です・ます; không viết tắt, không dùng khẩu ngữ.
• Mọi con số — thu nhập, tiền nhà, ngày tháng — phải khớp tuyệt đối với các giấy tờ khác trong cùng bộ hồ sơ.

Mục 5Lệ phí và thời gian chờ

Lệ phí vĩnh trú tăng mạnh từ đợt sửa đổi 01/10/2026: hồ sơ được Cục tiếp nhận từ 01/10/2026 thì lệ phí là 200.000 yên (trước đó là 10.000 yên — mức cũ chỉ còn áp dụng cho hồ sơ đã tiếp nhận đến hết 30/09/2026). Phí chỉ trả khi được cấp phép, bằng tem doanh thu 収入印紙しゅうにゅういんし dán vào tờ khai nộp phí lúc đến nhận kết quả; không được cấp thì không mất phí.

Có diện được giảm xuống 20.000 yên: vợ/chồng hoặc con của người Nhật, người vĩnh trú, người vĩnh trú đặc biệt mà kinh tế khó khăn ở mức tương đương diện được bảo hộ sinh kế và cần xét về mặt nhân đạo. Muốn xin giảm phải nộp kèm giấy tờ chứng minh hoàn cảnh ngay từ lúc nộp hồ sơ — chi tiết và mẫu giấy xem trang của Cục ở mục File tải về.

Thời gian xử lý tiêu chuẩn Cục công bố là 4 đến 6 tháng. Thực tế có hồ sơ kéo dài hơn, nhất là khi bị yêu cầu bổ sung giấy tờ — mỗi lần bổ sung là một vòng chờ mới. Không có thủ tục xin xét nhanh. Trong thời gian chờ, nếu tư cách hiện tại hết hạn thì bắt buộc phải gia hạn tư cách đó riêng; đừng để quá hạn trong lúc chờ kết quả vĩnh trú.

Mục 6File tải về

Tất cả là file gốc trên trang của Cục Xuất nhập cảnh (moj.go.jp).

• Đơn xin vĩnh trú: tải file Excel / bản PDF để in điền tay / bản mẫu đã điền của Cục (PDF)
• Giấy bảo lãnh: tải mẫu 身元保証書 (PDF) / Bảng kê khai thân nhân (nhóm vợ/chồng): tải mẫu 親族一覧表 (PDF) / Tờ đồng ý: tải mẫu 了解書 (PDF)
• Bảng tổng hợp giấy tờ theo nhóm (PDF): nhóm visa lao động / nhóm ngoài visa lao động
• Bảng kiểm tra giấy tờ (Excel) theo nhóm: visa lao động / visa Gia đình / Định cư / vợ/chồng của người Nhật / con của người Nhật / vợ/chồng của người vĩnh trú / con của người vĩnh trú
• Bảng tự kiểm tra điều kiện (Excel): nhóm visa lao động / nhóm vợ/chồng của người Nhật・người vĩnh trú / nhóm Định cư
• Hướng dẫn về cấp phép vĩnh trú: bản sửa đổi 24/02/2026 (đang áp dụng) / bản sửa đổi 01/10/2026 / thông báo mốc áp dụng của Cục
• Trang thủ tục chính thức theo nhóm: visa lao động & Gia đình / vợ/chồng・con của người Nhật/người vĩnh trú / Định cư / nhân lực chất lượng cao / nhân lực chất lượng cao đặc biệt / trang tổng thủ tục
• Lệ phí: tờ rơi sửa đổi lệ phí từ 01/10/2026 (PDF) / trang về giảm・miễn lệ phí của Cục
• Giấy tự soạn (thư lý do, giấy chứng nhận đang làm việc, bản giải trình nghề nghiệp, thư lý do về biên lai, bản dịch): Cục không có mẫu — đã có mẫu ViMai (PDF + Excel) để tải về điền, gắn tại từng giấy trong danh mục giấy tờ ở các mục trên.

Mục 7Lưu ý hay sai

• Nghĩ «giờ đã đóng đủ» là xong: Cục xét theo việc bạn có đóng đúng hạn hay không. Vài lần đóng trễ thuế cư trú, lương hưu quốc dân hay bảo hiểm quốc dân trong các năm gần đây là nguyên nhân bị từ chối phổ biến nhất — tự tra lại lịch sử đóng của mình trước khi nộp.
• Làm mất biên lai đóng lương hưu/bảo hiểm quốc dân 2 năm gần nhất mà nộp hồ sơ trống phần đó, không kèm thư lý do và giấy thay thế — danh mục của Cục yêu cầu rõ phải có thư giải thích trong trường hợp này.
• Quên che đen số lương hưu cơ bản, số của cơ quan bảo hiểm và số ký hiệu người được bảo hiểm trên các bản sao — hồ sơ có thể bị yêu cầu làm lại.
• Cộng thu nhập làm thêm của vợ/chồng đi kèm visa Gia đình vào «thu nhập hộ gia đình» khi tự đánh giá điều kiện: theo hướng dẫn của Cục, phần thu nhập này không được tính.
• Đang giữ thời hạn 3 năm mà để qua mốc chuyển tiếp: hồ sơ nộp sau 31/03/2027 phải giữ thời hạn dài nhất thật sự (thường là 5 năm) mới đạt điều kiện — tính thời điểm nộp cho kỹ.
• Chuyển nhà, đổi việc mà không khai báo trong 14 ngày theo luật xuất nhập cảnh: vi phạm nghĩa vụ khai báo cũng bị tính vào phần thực hiện nghĩa vụ công.
• Để tư cách hiện tại hết hạn trong lúc chờ kết quả vĩnh trú. Giấy hẹn hồ sơ vĩnh trú không gia hạn thay cho tư cách hiện tại — phải nộp đơn gia hạn riêng.
• Số liệu giữa thư lý do, đơn, giấy chứng nhận thuế và sổ ngân hàng không khớp nhau (thu nhập viết một đằng, giấy tờ một nẻo) — đối chiếu từng con số trước khi nộp.
• Vắng mặt khỏi Nhật dài ngày (về nước nhiều tháng liền) trong 10 năm qua mà không có lý do rõ ràng — thời gian «ở liên tục» có thể bị tính lại, và theo bản hướng dẫn mới đây là điểm trừ được ghi thành văn bản.
• Nghĩ ở đủ 10 năm là chắc chắn được cấp: vĩnh trú là phép do Bộ trưởng Tư pháp quyết định theo từng hồ sơ, xét cả hạnh kiểm, nghĩa vụ công và mức độ gắn bó với Nhật — không phải quyền đương nhiên khi đủ năm.